Moderne Werkplek

Tekst Vera Korte

Vera Korte is adviseur Digitale Informatievoorziening bij de gemeente Noordwijk

In de coronapandemie is de gemeente Noordwijk voor vergaderen in eerste instantie overgestapt op Zoom. In de loop van de tijd is Zoom vervangen door MS Teams, inclusief het gebruik van de chat- en belfunctie. Het vervolg is samenwerken via MS Teams. Dat betekent dat men niet langer op netwerkschijven binnen Citrix werkt. De M-schijf (persoonlijke documenten), G-schijf (teamdocumenten) en T-schijf (projectdocumenten) worden gemigreerd naar MS Teams. Met de Moderne Werkplek geeft de gemeente Noordwijk haar medewerkers meer vrijheid en flexibiliteit.

In 2022 heeft de gemeente een werkgroep geformeerd waaraan medewerkers van het team Automatisering en het team Digitale Informatievoorziening deelnemen. Ook is er een overleggroep met key-users samengesteld. Deze key-users treden op als ambassadeurs MS Teams richting de overige collega’s. Eén van de onderwerpen voor de werkgroep was de wijze waarop de netwerkschijven gemigreerd worden. De M-schijf is gemigreerd naar OneDrive. De G- en T-schijven worden in het eerste kwartaal van 2023 “plat” gemigreerd naar MS Teams. Voor elk team en elk project wordt een Team aangemaakt en de informatie wordt in een kanaal opgeslagen met behoud van de mappenstructuur zoals deze op de netwerkschijf is ingericht. Er wordt gebruikgemaakt van de basisinrichting van MS Teams. De werkgroep heeft de werkafspraken gemaakt en laten vastleggen in een beleidsstuk dat door de directie is goedgekeurd.

Werkafspraken

De werkafspraken voor een-op-eencommunicatie binnen de Moderne Werkplek met een collega of externe(n) zijn de volgende twee:

Werkafspraak	Argumentatie	Borging via
1. We gebruiken geen WhatsApp of Facetime meer voor formeel bel- en berichtenverkeer.	Aanbeveling vanuit de Wet open overheid (Woo) en directie heeft al een beleidsstuk goedgekeurd waarin is afgesproken dat WhatsApp niet meer gebruikt wordt voor formele berichten.	Bewustwording, bewaken door key-users en clustermanagers.
2. Een-op-een chatten via MS Teams met externen is niet mogelijk.	Hiermee voorkomen we dat externen zomaar medewerkers kunnen benaderen en daarmee ook inzicht krijgen in de status (beschikbaarheid) van medewerkers. Als er structureel contact is met externen, dan wordt dit ondervangen in een team met toegang voor externen.	Af te dwingen in de inrichting.

De werkafspraken voor communicatie binnen de Moderne Werkplek met een groep collega’s of externe(n) zijn volgende twee:

Werkafspraak	Argumentatie	Borging via
1. We gebruiken geen WhatsApp of Facetime meer voor privacygevoelig bel- en berichtenverkeer.	Aanbeveling vanuit de Wet open overheid (Woo).	Bewustwording, bewaken door key-users en clustermanagers.
2. Wanneer medewerkers van Noordwijk in een externe Teams-omgeving zitten als gastgebruiker, stellen we een overeenkomst op voor behoud en overdracht van onze data.	We hebben vanuit de Archiefwet een zorgplicht voor onze eigen data.	Beleggen bij teameigenaren.

De werkafspraken voor het werken met OneDrive zijn de volgende drie:

Werkafspraak	Argumentatie	Borging via
1 OneDrive wordt alleen gebruikt voor persoonlijke documenten. Mensen laten meelezen op een stuk kan, maar zodra het een samenwerkingsbestand wordt, hoort het in Teams thuis.	Teams is de plek voor samenwerking. Zodra een medewerker uit dienst gaat, zijn gedeelde documenten ook kwijt voor de collega met wie dit document gedeeld is. Daarnaast past dit bij het idee van opgavegericht werken; openheid en transparantie.	Bewustwording, training, regie door key-users.
2 We versturen geen bijlages meer, maar delen de link via Teams of Outlook. Niet mailen, maar delen.	Voorkomt meervoudige opslag van documenten en rondzwerven van verschillende kopieën. Automatisch versiebeheer maakt bijlages mailen overbodig.	Bewustwording, training, regie door key-users.
3 Onderdeel van het uit dienst-proces is het opruimen van de persoonlijke OneDrive van de medewerker. Wanneer een medewerker vertrekt, wordt deze verzocht om archiefwaardige documenten in het zaaksysteem te plaatsen. Gedeelde documenten met collega’s moeten waar nodig ook verplaatst worden.	Verplichting vanuit de Archiefwet.	Inrichten in het IDU-proces.

De werkafspraken voor het samenwerken met Teams zijn de volgende negen:

Werkafspraak	Argumentatie	Borging via
1. Teams aanvragen gaat via een aanvraagprocedure. In deze aanvraagprocedure wordt het volgende uitgevraagd: teameigenaren, doelstelling, naamgeving, toegang externen.	Voorkomt wildgroei van Teams.	Af te dwingen in de inrichting.
2. Naamgevingen van Teams en kanalen moeten voldoen aan de 2 E’s. Eenduidig (voor iedereen in het team moet helder zijn waar het over gaat) en Exclusief (geen dubbelingen in namen).	Voorkomt onoverzichtelijke Teams.	Bewustwording en training van teamseigenaren.
3. Teameigenaren kunnen zelf kanalen aanmaken. We houden hierbij de vuistregel aan van maximaal 10 kanalen om onoverzichtelijkheid te voorkomen.	Geeft vrijheid aan medewerkers om zelf een Team in te richten. Vraagt wel om bewustwording over wanneer je een kanaal aanmaakt.	Training.
4. We werken met 4 vooraf ingerichte sjablonen: 1) voor een organisatorisch team, project, 2) project intern, 3) project extern, 4) ad hoc.	Biedt structuur aan de gebruiker voor het werken met Teams. Daarnaast zorgen we hiermee in de inrichting voor bewustwording waar externen wel/niet in mogen.	Af te dwingen in de inrichting.
5. Ieder team heeft standaard twee teameigenaren. Zij hebben verantwoordelijkheid voor het toevoegen van collega’s en externen.	Beperken van het risico op datalekken.	Bewustwording en training van teameigenaren.
6. Teams hebben een standaardverlooptijd van 180 dagen bij inactiviteit waarna teameigenaren een bericht krijgen of Team opgeruimd kan worden. Bij verwijdering wordt teameigenaar verzocht om archiefwaardige documenten naar het zaaksysteem te brengen.	Voorkomt wildgroei en draagt bij aan het voldoen aan de Archiefwet.	Af te dwingen in de inrichting.
7. Teams krijgen naamgevingsconventies in de titel (bijvoorbeeld PRJ bij projecten). Naamgevingen moeten voldoen aan 2 E’s. Eenduidig (iedereen moet het kunnen begrijpen) en Exclusief (geen dubbelingen in namen van Teams).	Overzicht en structuur voor de gebruiker. Beperken van het risico op datalekken door in naamgeving aan te geven wanneer externen in een team zitten.	Af te dwingen in de inrichting.
8. We gebruiken geen versieaanduidingen, geen overbodige datum- of persoonsaanduidingen of privacygevoelige informatie in documentnamen.	Door automatisch versiebeheer is dit niet meer nodig. Geen persoons- of privacygevoelige informatie is een aanbeveling vanuit de privacywet.	Bewustwording en training van teameigenaren.
9. Medewerkers zijn vrij om Microsoft apps (OneNote, Planner, ToDo, Power BI, etcetera.) toe te voegen aan Teams-pagina’s.	Geeft vrijheid aan medewerkers om Teams in te richten, passend bij hun werkzaamheden.	Training.

‘EEN GOED METADATAMODEL, OP BASIS VAN MDTO, IS BELANGRIJK’

Naast dit traject is een tweede traject gestart door het team Digitale Informatievoorziening samen met team Projecten Ruimte. In dit traject wordt een project Ruimte als pilot op zodanige wijze ingericht binnen MS365/SharePoint dat het voldoet aan de eisen (compliance) die de Archiefwet stelt aan informatiebeheer: ‘archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden’. Ook voldoet het aan de Wet open overheid (Woo) die eist dat de digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk is. Hoe begin je zo’n traject? Welke stappen moet je ondernemen en waar haal je de expertise vandaan om tot een goede inrichting te komen?

Stap 1: schrijven van een projectplan. Hierin leg je de scope, de doelstelling, vraagstelling, randvoorwaarden en projectstructuur vast.
Stap 2: projectgroep samenstellen met deelnemers met kennis van systeembeheer, functioneel beheer, informatiebeheer en vakkennis project Ruimte.
Stap 3: inhuren van expert MS365/SharePoint.

Met hulp van de gemeente Almere hebben wij contact kunnen leggen met Onz365 in Leeuwarden. Deze organisatie helpt ons bij het ontwerpen van informatiebeheer en archivering in MS365/SharePoint. Een goed metadatamodel, op basis van MDTO, is hierbij belangrijk. Dit model is na vaststelling eenvoudig herbruikbaar op alles wat daarna nog in MS365/SharePoint wordt ingericht. Het is een vorm van archiveren by design. De archivering kan helemaal doorvlochten worden naar de voorkant waar de dossiers en documenten worden gecreëerd. De werkwijze van medewerkers leidt dan (bijna) automatisch tot goede archivering.

‘WAAR HAAL JE DE EXPERTISE VANDAAN OM TOT EEN GOEDE INRICHTING TE KOMEN?

Werkwijze

Op basis van het voorgaande wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

A. Plotten metadatamodel Noordwijk op MDTO zodat de metadata in MS365/SharePoint voldoen aan de vereisten.
B. Dossierstructuur Projecten Ruimte plotten op het voorgestelde metadatamodel.
C. Functionele beschrijving inrichting Teams gereed maken zodat een template gemaakt kan worden.
D. Bepalen hoofdlijn voor governance en monitoring ten behoeve van beheer templates en provisioning, zodat een solide “Noordwijk-inrichting” ontstaat.
E. Start van pilot Teams bij Projecten Ruimte waarbij samen met Projecten Ruimte het dagelijks gebruik Teams wordt onderzocht. We kijken daarbij niet alleen naar gebruik maar ook naar de archivering (werkwijze rond dossiervorming, dossiersoorten en dossiers) en benodigde begeleiding die management, Teameigenaren en medewerkers nodig hebben om Teams goed te kunnen gebruiken.
F. Evaluatie pilot. Verbeteren en afronden template en bepalen aanpak gebruikersadoptie.
G. Volledige uitrol van de projecten Ruimte.

Op 7 februari 2023 is de kick-off geweest. Samen met het projectteam en de expert is de werkwijze besproken. In korte sprints worden de onderdelen van de uiteindelijke template met projectleden in diverse samenstelling besproken. Elke week is er een korte stand-up met de volledige projectgroep om elkaar op de hoogte te houden van de voortgang en de uitkomsten van de sprints. Het traject moet rond augustus 2023 worden afgerond.

Deel dit artikel

Inhoud