Eind 2019, vlak voor de wereldwijde coronapandemie, liepen bij HDSR de Exchange licenties voor de e-mailomgeving af. Toen is ervoor gekozen om te migreren naar Exchange Online en dus Microsoft 365. Achteraf bleek dit de start te zijn van het Office 365-traject van HDSR in Houten. Tegelijkertijd is ook OneDrive beschikbaar gemaakt. Toen de coronapandemie uitbrak en iedereen noodgedwongen thuis moest werken, was er logischerwijs direct behoefte aan tooling om dit te faciliteren. Net zoals bij vele andere organisaties is hiervoor Microsoft Teams ingezet. De applicatie werd versneld op alle laptops gedownload om het thuiswerken mogelijk te maken. Tijd om na te denken over strategische aspecten van de informatiehuishouding. In de loop van de tijd kwam daar bij HDSR verandering in. De adoptie werd ingezet. De organisatie zette in op de betrokkenheid van het eigen personeel en zocht naar collega’s die wilden fungeren als ambassadeur van Microsoft 365. Met hen zijn ambassadeursoverleggen gevoerd met als doel: een betere adoptie van de tooling. Verder is er gebruikgemaakt van online live-events, te vergelijken met de webinarfunctionaliteit in MS Teams, om nieuwe functionaliteiten organisatiebreed te demonstreren. Ook werd het intranet veelvuldig ingezet en waren er inloopsessies.

Duidelijke keuze

Momenteel gebruikt HDSR Teams als tool om samen te werken, maar vooralsnog voornamelijk om te vergaderen. Voor het samenwerken aan bestanden wordt door de meeste medewerkers nog gebruikgemaakt van de netwerkschijven en deze zijn alleen te benaderen via een virtuele werkomgeving. Ook het huidige DMS (eDocs) is momenteel alleen te benaderen via deze werkomgeving. HDSR zit nu midden in het proces waarin het nieuwe werkomgevingen aanbiedt. Eerst zijn de mobiele telefoons overgegaan. Deze zijn nu volledig in beheer genomen via Microsoft Intune en medewerkers hebben een werkomgeving op het apparaat waarbij ze alleen apps kunnen installeren die goedgekeurd zijn door de IT- en security-teams. Het hoogheemraadschap zit nu in de fase dat het medewerkers de nieuwe werkplek ook lokaal geïnstalleerd gaat aanbieden op de laptops. Hierbij krijgen medewerkers beschikking over de nieuwe Windows 11 en de Office-applicaties. Naast de Microsoft-applicaties is HDSR ook bezig met het implementeren van een nieuw DMS. Dit nieuwe DMS zal net als Office een cloudapplicatie zijn en wordt geïntegreerd met Teams en Outlook. We hebben dan ook een cloud first-strategie waarbij we zo veel mogelijk applicaties buiten de virtuele werkomgeving aanbieden (zover mogelijk), zodat deze omgeving kan worden uitgefaseerd. Voor het DMS en de nieuwe werkplek loopt er ook een migratietraject. HDSR is hier nu nog voor aan het inventariseren, maar uiteindelijk zullen de netwerkschijven gemigreerd worden naar Teams en het nieuwe DMS. OneDrive zal ingezet worden als vervanger van de persoonlijke netwerkschijf.

Vervangen

Wetterskip Fryslân is in 2017 begonnen met het vervangen van de netwerkschijven door SharePoint OnPrem. Vanwege de cloud first-strategie, migreren momenteel de verschillende SharePoint-omgevingen gefaseerd naar SharePoint Online. De huidige klassieke SharePoint-sites zullen vervangen worden door Teams-sites waar een SharePoint Online-site onder ligt.

Praktijk

Behalve met de technische randvoorwaarden is HDSR druk bezig met het opstellen van beleid rondom het gebruik van Microsoft 365. Door Microsoft Teams zonder governance te implementeren is er destijds een grote hoop van Teams-omgevingen ontstaan. Daar wil het hoogheemraadschap nu graag structuur in aanbrengen. Daarom is het op dit moment bezig met het opstellen van governance. De eerste stap hierin is het opstellen van een governance document dat beschrijft wat waarvoor gebruikt wordt en welke vrijheden medewerkers hebben. Denk aan processen rondom het aanvragen en aanmaken van teams en het gebruik van third party-apps. Zo wil HDSR het proces rondom het aanvragen en aanmaken van nieuwe teams zo veel mogelijk automatiseren. Hierbij moet er ook oog blijven voor de gebruiksvriendelijkheid. Zo wordt het zelf aanmaken van Teams beperkt maar willen we medewerkers wel zelf eigenaarschap geven van de Teams die ze beheren. Wanneer HDSR dit framework uiteindelijk heeft staan, is het tijd om na te denken over zakenretentie en archivering. In de huidige situatie worden documenten vaak handmatig overgezet naar het archiefsysteem. In de nieuwe situatie kunnen we met het nieuwe DMS veel automatiseren. Daarnaast biedt Microsoft veel mogelijkheden met Microsoft Purview. Hierin worden veel mogelijkheden aangeboden op het gebied van labeling (metadata), retentie en archivering.

Andere volgorde

Bij wetterskip Fryslân is voor een andere volgorde gekozen. Doordat eerst de randvoorwaarden met betrekking tot archivering en beveiliging duidelijk moesten zijn, zijn er nog geen Teams-omgevingen live om projectmatig samen te werken. Wel moet het wetterskip hard aan de slag voor de migratie van de huidige Projecten-sites op SharePoint OnPrem. Deze moeten overgezet worden naar de nieuwe Teams-template. En medewerkers moeten hier hun weg in zien te vinden. Hiervoor krijgt het hulp van een adoptiespecialist. Ook herkenbaar voor Fryslân: de verzoeken om aanvullende functionaliteit. Het ziet bijvoorbeeld dat er regelmatig om Trello gevraagd wordt, terwijl het MS Takenbord vrijwel dezelfde functionaliteiten biedt. Doordat het wetterskip al een tijdje Projecten-sites op SharePoint OnPrem heeft, is er al een werkproces met betrekking tot het beheren van de sites. Zo wordt er ieder halfjaar een uitvraag gedaan of de site nog actief is. Inactieve sites worden vervolgens gearchiveerd. Bij Teams kan dit proces door middel van workflows deels worden geautomatiseerd. Het waterschap heeft begin 2023 met betrekking tot archivering een proof of concept (POC) uitgevoerd met een Microsoft-consultant. Dit heeft veel inzicht gegeven in de mogelijkheden rondom archivering.

Onderlinge samenwerking

Uit de ervaringen van beide waterschappen blijkt wel dat er grote stappen gezet worden om de informatiehuishouding toekomstbestendig en efficiënt in te regelen. Hierbij zijn nog genoeg uitdagingen aan te gaan. Daarom is er behoefte aan experts die breder kunnen denken en handelen en aan mensen die het leuk vinden om te leren. Ook wordt er ingezet op onderlinge samenwerking tussen de waterschappen met de Unie van Waterschappen als verbindende factor.