Clean desk door M365
Vijf tips voor een digitale opruimdag
Peter Ruijters, Mari Stas en Abel Wolterbeek
Peter Ruijters, Mari Stas en Abel Wolterbeek zijn adviseur digitalisering & informatiemanagement bij NCOD
Voordat er visite komt, ruimen mensen doorgaans hun huis op: boeken terug in de kast, tijdschriften in de leesmand en schoenen netjes onder de kapstok. Dit is zo’n beetje wat er gebeurt bij de inrichting van Microsoft 365 (M365) als samenwerkruimte voor teams: collega’s komen bij je thuis op visite en dat zet aan tot een grote digitale opruimbeurt. Maar hoe doe je dat slim?
Eeerst even over die digitale samenwerkruimte. Onze oude, vertrouwde digitale werkplek groeit stap voor stap van een individuele werkomgeving gericht op persoonlijke efficiëntie naar een omgeving voor productief digitaal samenwerken. De meest dominante partij in de digitale werkplek, Microsoft, positioneert M365 als een samenwerkingsplatform: ‘Wij leveren met Microsoft 365 een set aan tools om samenwerken te ondersteunen voor diverse groepen. Elke groep heeft zijn of haar eigen behoeften. Voor deze behoeften worden tools gekozen om samen te werken.’
Ultieme tool
Microsoft, maar ook andere leveranciers zetten in op een geïntegreerde omgeving waarin gebruikers worden gefaciliteerd om op een betrouwbare, effectieve manier samen te werken in verschillende groepen. Deze ontwikkeling heeft disruptieve gevolgen voor de inrichting van de digitale werkplek. De moderne digitale werkplek bestaat uit verschillende apps in een cloud-omgeving die door de organisatie beschikbaar zijn gesteld en digitaal samenwerken faciliteren. Twee belangrijke trends rond deze digitale (samen)werkplek zijn:
- Medewerker als uitgangspunt. Meer dan ooit staan medewerkers centraal. Zij zijn immers het belangrijkste ingrediënt van een succesvolle organisatie. Waar de klantreis centraal staat in de interactie met klanten, wordt de Digital Employee eXperience (DEX) belangrijk. Bij DEX staat de interactie tussen de medewerker en de organisatie centraal. En dat is precies waar een digitale werkplek van nu aan moet voldoen.
- Een sociaal platform voor informatievoorziening, kennisdeling en communicatie. Waar het voorheen nog alleen om informatievoorziening naar medewerkers ging, is de digitale werkplek tegenwoordig een sociaal platform. Met een blik op het dashboard – en een kop koffie in de hand – lezen gebruikers het nieuws van de dag, vinden ze de belangrijkste informatie en hebben ze toegang tot alle benodigde applicaties voor hun werk. Hierdoor is het de ultieme tool voor organisaties om het werk van medewerkers eenvoudiger, efficiënter en prettiger te maken.Tekst.
Echte waarde
Maar dat is niet alles. Want er zijn meer trends als het gaat om de moderne digitale werkplek:
- Organisaties richten een gezamenlijke samenwerkingsomgeving in. Zo wordt de samenwerking organisatieoverschrijdend en vermindert het de mailwisselingen. Overleggen vinden in deze omgeving digitaal plaats, beslissingen worden sneller gemaakt en het scheelt reistijd. Samen werken aan documenten en een gezamenlijk archief zorgt voor minder afhankelijkheid van individuele medewerkers en voor betere benutting van ieders kwaliteiten.
- De eigen werkplek wordt gepersonaliseerd. Een persoonlijke ervaring en beleving zijn belangrijker dan ooit. En dat geldt ook voor de digitale werkplek. Een platform dat voor elke gebruiker in de gemeente een gepersonaliseerde ervaring biedt, levert echte waarde aan je medewerkers en zorgt ervoor dat medewerkers het platform blijven gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld door het inrichten van een persoonlijk dashboard, een tijdlijn met bedrijfsspecifiek nieuws voor een bepaalde afdeling of team en het aanbieden van relevante informatie op basis van de taken van een medewerker.
Optimaal benutten
Kortom, in ieders eigen digitale werkplek is er ruimte voor jezelf en ruimte voor elkaar. Je kunt een oneindig aantal ruimten creëren in M365. Deze bieden de kans om informatie en communicatie optimaal in te richten, maar hierdoor kan het ook een rommeltje worden. Dat laatste zien we iets te vaak in de praktijk gebeuren; veelal door onbekendheid met de mogelijkheden om het wel goed in te richten. De volgende vijf tips helpen om de mogelijkheden optimaal te benutten.
‘ONZE DIGITALE WERKPLEK WORDT OMGEVING VOOR PRODUCTIEF DIGITAAL SAMENWERKEN’
Tip 1
Stop mailen,
zeker van bijlagen, en werk vanuit M365. De mail is een grote verzamelplaats geworden van distributiebestanden. Het versturen van een mail aan meerdere ontvangers vermenigvuldigt het aantal redundante berichten en bestanden. Met allerlei vervelende gevolgen voor versiebeheer en archivering. M365 maakt het mogelijk om samen te werken aan een bestand. En je verzendt niet het bestand, maar de link. Versiebeheer en archivering kunnen op één plek geregeld worden. Vaak binnen SharePoint. We zien in de praktijk dat na al die jaren uitbundig mailen het afscheid nemen van mail veel mensen zwaar valt. Er zijn veel manieren om mailen te ontmoedigen, zoals reduceren van de persoonlijke opslagruimte en een auto-reply op cc’s. In de praktijk zien we dat de beste strategie die is van ‘de aanhouder wint’. Oftewel: start ermee en houd vol. Het duurt ongeveer een jaar tot de eerste resultaten zichtbaar zijn, in de vorm van een kleinere mailbox.
‘IN IEDERS EIGEN DIGITALE WERKPLEK IS ER RUIMTE VOOR JEZELF EN RUIMTE VOOR ELKAAR’
Tip 2
Ontruim de netwerkschijven.
In de gemiddelde organisatie is de netwerkschijf de vuilnisbelt van de organisatie. Er is geen goed inzicht in de kwaliteit van de informatie. Nu veel publieke organisaties met zaaksystemen hun archivering op orde hebben gebracht, bieden netwerkschijven dikwijls schaduwbestanden, generieke documenten, downloads en persoonlijke bestanden. Soms zijn er applicaties die hun bestanden op een netwerkschijf opslaan. Hoe dan ook zijn netwerkschijven een risico voor informatieveiligheid vanwege wisselende autorisaties, en is het geen goede bron voor archivering. Weg ermee dus. Dat vraagt om het inrichten van een Teams-omgeving waarin bestanden (ook mails) goed gearchiveerd kunnen worden. SharePoint biedt die mogelijkheid, maar het vraagt kennis van documentaire informatievoorziening om SharePoint goed in te richten. In de praktijk zien we dat een inrichtingsplan per team hier het beste werkt. Welke structuur in Teams, welke afspraken over plaatsen van documenten maken we in het team? En hoe bewaken we dat het niet opnieuw uit de hand loopt? De meeste teams komen binnen twee uur tot een inrichting waar ze jaren mee vooruit kunnen. Goed bestede tijd! Hierna kunnen de netwerkschijven op alleen-lezen worden gezet, zodat medewerkers gelijk met de nieuwe manier van werken aan de slag kunnen. En dan het ontruimen zelf. Wat moet overgezet worden naar SharePoint of vakapplicaties en wat kan weg? Veel organisaties kiezen voor een ‘grote schoonmaak’. Medewerkers krijgen een week, dag of enkele uren de tijd om persoonlijke en gezamenlijke schijven leeg te ruimen. Soms zelfs in wedstrijdverband: wie gooit het meeste weg? Intussen is het wel goed om een back-up te maken van de schijven en die in een duurzame, goed beveiligde opslag te plaatsen. Daarbij is het slim om alle bestanden te scannen op persoonsinformatie, zodat deze opslag niet bijt met privacy.
Tip 3
Zet generieke documenten op een centrale en toegankelijke plek.
Bijvoorbeeld op intranet, in het kennisnetwerk of een andere toepasselijke plek. Dit maakt actualiseren makkelijker en voorkomt onduidelijkheid over wat de juiste versie is. Dus voor medewerkers P&O, P&C, en alle anderen die stukken naar (nagenoeg) iedereen mailen: plaats deze centraal en stuur, al dan niet via Teams, de link.
‘VERWACHT GEEN WONDEREN OP DAG 1, HOU VOL EN JE ZULT ZIEN DAT HET STEEDS BETER GAAT’
Tip 4
Zorg voor goede adoptie.
Afleren is lastiger dan aanleren en we zijn gewend aan mail, netwerkschijven en de Outlook-agenda. Adoptie betekent: tijd nemen aan gewenning, niet alles tegelijk doen en de inrichting aanpassen aan het werk (niet andersom). Een succesvolle adoptie duurt doorgaans zes tot negen maanden per team. Dan staat er een basis en kunnen medewerkers digitaal samenwerken in M365. Een effectieve adoptie kent twee sporen: het leren werken met M365 en het leren je werk te doen met M365. Het eerste is een individuele opgave, de tweede een gezamenlijke.
Tip 5
Zorg voor goede adoptie.
Dit was toch ook al tip 4? Ja, maar we kunnen het belang niet genoeg benadrukken. Houd de “angsten” en “behoeften” van alle medewerkers in de gaten. Kleinschalige trainingen per team zijn hier een ideaal middel voor. Benoem de fanatiekelingen binnen een team tot ambassadeurs. Zij weten hoe een team werkt en kunnen de rest helpen om M365 nog beter te gebruiken. Zo verklein je de kans dat er iemand achterblijft tijdens de veranderende digitale werkplek. Digitaal samenwerken met M365 is een mooi vooruitzicht. Met bovenstaande tips is het mogelijk om op een gedegen en verstandige manier te starten. Verwacht geen wonderen op dag 1, hou vol en je zult zien dat het steeds beter gaat.