Overtuigingskracht

Maar kennis hebben is een kant van de medaille. Het op de juiste manier inzetten ervan is een ander verhaal. Dat de juiste kennis en competenties hand in hand gaan, blijkt uit het in de handreiking opgenomen praktijkvoorbeeld van het Openbaar Ministerie (OM). Bij het OM wordt momenteel het applicatielandschap vernieuwd en archiveren by design ingebed in de organisatie. Betrokken partijen hebben ervaren dat deskundig zijn in je vak alleen niet genoeg is. De deskundigheid moet je ook over kunnen brengen. Dit vergroot namelijk de kans dat medewerkers je vaker en op het juiste moment ergens bij betrekken. Overtuigingskracht is dus ook een belangrijke vaardigheid.

Samenwerken staat in de handreiking genoemd als belangrijke competentie voor het succesvol inbedden en handhaven van de maatregelen voor archiveren by design. In de handreiking is daarom een overzicht opgenomen met de diverse rollen op operationeel, tactisch en strategisch niveau die van invloed (kunnen) zijn op het proces van archiveren by design. Een voorbeeld hiervan is een privacybeschermings­deskundige.

De samenwerking kun je op verschillende manieren organiseren. Sommige organisaties werken in aparte accountteams waarin diverse disciplines samenkomen. Deze manier van werken heeft bij de gemeente Amsterdam gezorgd voor meer inzicht in, begrip voor en kennis over elkaars vakgebied. Ook heeft het de zichtbaarheid van de specialismen in de organisatie vergroot. Door het werken in een accountteam is er een aanspreekpunt voor de business, wat bij de gemeente Amsterdam als zeer prettig wordt ervaren. Een ander voordeel van deze werkvorm is dat niet alle specialismen apart bevraagd hoeven te worden. Omdat alle relevante specialismen vertegenwoordigd zijn in een accountteam.

Praktisch hulpmiddel

Een bepaald onderdeel van de handreiking, dat de vorm heeft van een fictieve vacaturetekst, gaat specifiek in op wat van jou gevraagd wordt als informatie­professional wanneer je aan de slag gaat met archiveren by design. Deze fictieve vacaturetekst is niet bedoeld als checklist voor een individu, maar biedt een overzicht aan kennis en kunde, handig voor de organisatie bij het inbedden van archiveren by design en alles wat daaruit voortvloeit. Het kan de informatieprofessional helpen bij keuzes over het (verder) ontwikkelen van zijn eigen kennis en competenties. En de organisatie om inzicht te krijgen in de richting waarop medewerkers zich moeten ontwikkelen. Zodat de organisatie er klaar voor is om aan de slag te gaan met archiveren by design. Daarnaast is de fictieve vacaturetekst een praktisch hulpmiddel bij het werven van nieuwe medewerkers.

Actuele informatie

De handreiking is een handige leidraad als je aan de slag wilt met archiveren by design en staat in de kennisbank op de website van het Nationaal Archief. Evenals een animatie. Daarnaast werken we met verschillende organisaties, zoals de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI) samen binnen het Kennisnetwerk Informatie en Archief (Kia.pleio.nl). Hier vind je de meest relevante en actuele informatie en best practices op onder andere het gebied van archiveren by design. Bezoek hiervoor de KennisIndex en het kennisplatform Informatiehuishouding overheden op Kia.pleio.nl. Hier kun je natuurlijk ook je eigen praktijkervaringen met archiveren by design delen met anderen.