Archiveren moet je leren
Tekst Marianne Loef
Marianne Loef is specialist in informatiebeheer, archiefrecht en privacywetgeving
Kan informatie bij overheden en andere (archief)instellingen worden beheerd door elk behoorlijk opgeleide persoon? Ik denk het niet. Zonder beroepsopleiding voor en/of certificering van de archivaris komen kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en archief in Nederland zwaar onder druk te staan.
Een archivaris, of je hem nu bij deze oude naam noemt of een andere titel geeft, heeft een speciale vakkennis en verantwoordelijkheid. Dat is ongeacht het competentieprofiel of de plek waar deze professional werkt: het recente informatiebeheer, het klassieke archiefwezen, het toezicht of elders. Die speciale verantwoordelijkheid kan soms op gespannen voet staan met het belang van de organisatie waar de professional werkt en het is dan aan haar of hem om de belangen van goed archief- en informatiebeheer te verdedigen.
Grondprincipes
In een goede beroepsopleiding doe je niet alleen technische vakkennis op, maar leer je ook wat de grondprincipes van informatie- en archiefbeheer zijn, en krijg je de ethiek van het vak mee. Grondbeginselen en ethiek samen vormen de kern van de professionaliteit van de archivaris, naast een hoop technische detailkennis, ervaring en het beschikken over een netwerk. Laten we eens kijken naar een paar punten uit de internationale beroepscode1:
- De archivaris bewaakt de integriteit van het archief/de informatie en de garantie dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden geeft en blijft geven. De archivaris moet objectief en onpartijdig zijn en dient elke druk te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.
- De archivaris zorgt dat de informatie gedurende de hele levensloop in de historische, wettelijke en administratieve context geplaatst blijft, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten of informatie-objecten bewaard en zichtbaar blijft (het aloude herkomstbeginsel, ook in een digitale omgeving). Dit speelt bij alle beheershandelingen, waaronder vervanging, migratie, conversie, selectie, ordening, beschrijving, bewaring, gebruik.
- De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen, waarbij zowel de uitgangspunten van openbaarheid als privacy worden gerespecteerd.
‘DE ARCHIVARIS OF INFORMATIEBEHEERDER MOET STERK IN ZIJN OF HAAR SCHOENEN STAAN’
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Waar het mij om gaat, is dat deze beroepsprincipes haaks kunnen staan op financiële, organisatorische of andere belangen van de organisatie. Daarvan kennen we allemaal vele voorbeelden. De archivaris of informatiebeheerder moet sterk in haar of zijn schoenen staan om hier weerstand aan te bieden. Dat kan alleen als de archivaris in de beroepsopleiding doordrenkt is van de professionele principes.
Daarvoor is het niet per se noodzakelijk dat de beroepsopleiding wettelijk wordt verplicht. Het kan ook door bijvoorbeeld certificering van professionals met daaraan verbonden het “levenslang leren”. Wanneer het een wegvalt en het ander niet gebeurt, is dat op den duur de dood in de pot voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en archief in Nederland. Terwijl die tegenwoordig toch al continu onder druk staan.
- Code of Ethics van de International Council on Archives, 1996. Zie www.ica.org/en/ica-code-ethics.