Woo en Tweede Kamer

Er zijn voor de Tweede Kamer drie belangrijke veranderingen in de Woo ten opzichte van de Wob:

• op grond van de Woo is het openbaarmakingsregime nu ook van toepassing op beide Kamers der Staten-Generaal en de Verenigde Vergadering (artikel 2.2 van de Woo) waar dit eerder op grond van de Wob niet zo was;
• overheden zijn onder de Woo verplicht om naast de passieve openbaarmaking van overheidsinformatie ook verplicht om overheidsinformatie actief openbaar te maken;
• overheden worden verplicht om maatregelen te nemen om hun digitale informatiehuishouding duurzaam toegankelijk te maken.

In tegenstelling tot andere overheidsinstellingen die eerder veel ervaring hadden opgedaan bij Wob-verzoeken, is de Woo voor de Tweede Kamer nieuw. De Tweede Kamer moest daardoor in relatief korte tijd de Woo in haar eigen organisatie implementeren en bovendien de bewustwording van het belang van de Woo en de impact daarvan op de organisatie vergroten.

Daarbij is een voordeel dat de Tweede Kamer heeft ten opzichte van sommige rijksoverheden dat zij al sinds jaar en dag verplicht is om parlementaire informatie (e.g. officiële bekendmakingen) te publiceren. Dit gebeurt tegenwoordig via meerdere kanalen, zoals www.overheid.nl en www.tweedekamer.nl. Op het gebied van de actieve openbaarmaking heeft de Tweede Kamer dus een goed vertrekpunt.

Loket

In de periode voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Woo heeft de Tweede Kamer een Woo-loket ingericht waar verzoeken afgehandeld kunnen worden om publieke informatie (op basis van de Woo) te openbaren. Een Woo-jurist heeft daarvoor de benodigde kaders en werkprocessen opgesteld. Voor de afhandeling van Woo-verzoeken zijn naast organisatorische inrichting en personele invulling ook diverse technische oplossingen nodig, zoals een registratiesysteem, ondersteunende software voor het ordenen en anonimiseren van informatie, en een plek waar de informatie kan worden opgeslagen. Om te voorkomen dat de druk te groot wordt, is in flexibel op- en afschalen van het Woo-loket voorzien en worden daarnaast dossiers voorbereid waar veel verzoeken over worden verwacht.

Inzoomen

Parallel aan het proces van inrichten heeft de Tweede Kamer meerdere medewerkers geworven om het Woo-loket te bemensen, zoals de eerdergenoemde Woo-jurist en medewerkers digitale informatiehuishouding. Andere functies die een rol spelen bij het Woo-loket zijn een awareness officer en een project management officer.

Hierna zoomen we verder in op het profiel van de Woo-jurist en de medewerker digitale informatiehuishouding.

Jurist

Het profiel van de Woo-jurist vertoont veel overeenkomsten met het profiel van een Wob-jurist. In ieder geval moet de kandidaat kennis en ervaring hebben met de Wet openbaarheid van bestuur. Daarnaast beoordeelt hij welke (delen van) documenten openbaar gemaakt kunnen worden en vervult hij na de inwerkingtreding van de Woo de rol van Woo-coördinator. De Woo-jurist werkt samen met andere juristen en voert diverse werkzaamheden uit die verband houden met de uitvoering van de Woo.

Het moge duidelijk zijn dat de Woo-jurist ervaring heeft op het gebied van bestuursrecht en aantoonbare werkervaring heeft met en begrip voor de complexiteit die bij zo’n verzoek komt kijken.

Medewerker digitale informatiehuishouding

De medewerker digitale informatiehuishouding is een soort vliegende keeper. Hij ondersteunt in een matrixachtig model een of meerdere diensten bij het op orde krijgen en vooral ook houden van de informatiehuishouding, bij het behandelen van informatieverzoeken en staat diensten bij over hoe op een juiste en effectieve wijze om te gaan met informatie.

Het is neergezet als een zeer diverse functie: waar je de ene maand een dienst helpt bij het zoeken naar relevante informatie, kun je de volgende maand ingezet worden om de medewerkers van een andere dienst te ondersteunen bij het gebruik van het nieuwe document management systeem of adviseer je over het digitaal vernietigen van informatie. De belangrijke aspecten van deze functie zijn:

• het zoeken, vinden en beschikbaar stellen van informatie ten behoeve van Woo-verzoeken;
• het beheren van informatie en zorgen voor een tijdige vernietiging van de informatie in applicaties of zorgen voor overdracht van de informatie naar de Dienst Informatie en Archief;
• het deelnemen aan projecten van de programma’s VITK en Woo;
• het aan- en toepassen van beleidsinstrumenten (zoals selectielijsten, vernietigingsprocedures);
• het instrueren en ondersteunen van eindgebruikers bij de omgang met informatie;
• het zorgen voor een passende structuur, metadatering en categorisatie van informatie;
• het meedenken over de inrichting van applicaties om duurzaam informatiebeheer mogelijk te maken;
• het uitvoeren van kwaliteitscontroles, zoals van metadatering en de volledigheid van dossiers.

Bottom line is dat op het vlak van juridische ondersteuning er niet zoveel is veranderd. In plaats van een Wob-jurist heeft de Tweede Kamer een Woo-jurist geworven. De belangrijkste ontwikkeling is de komst van een hbo-profiel in de vorm van de medewerker digitale informatiehuishouding die als een soort duizendpoot de organisatie in de meest brede zin kan ondersteunen daar waar nodig. Een flexibel profiel als het ware, waardoor de Tweede Kamer de premisse creëert om effectief te kunnen acteren in een snel veranderende informatiewereld en -behoefte.