Kwalitatief en kwantitatief

Guido Nagtegaal, werkzaam bij Doxis, ziet een bijzondere situatie ontstaan: ‘We moeten veel meer mensen benaderen voordat we een reactie krijgen. En de reactie is ook anders. Voorheen was het: vertel meer over de functie. Nu is het vaak: wat schuift het? Mensen zijn meer aan het shoppen. Dus je moet er harder voor werken ze binnen te krijgen.’

Dit beeld bevestigt Tineke van Heijst van VHIC: ‘Op dit moment merken we een enorme krapte op de arbeidsmarkt op het terrein van informatiebeheer. We zien dit terug bij klanten, waar het heel lang duurt om openstaande vacatures in te vullen en we zien het ook in onze eigen werving en selectie. Er zijn weinig mensen beschikbaar en het is vaak lastig om de juiste kandidaat te vinden. Het probleem is dus zowel kwantitatief als kwalitatief. Bovendien vissen we met zijn allen in dezelfde kleine vijver: door de grote Open op Orde-operatie, in het kader waarvan veel nieuwe informatieprofessionals voor het rijk worden geworven, zie je dat er een verschuiving plaatsvindt van capaciteit naar het rijk. Daar komt bij dat we in ons vakgebied ook de gevolgen van de in 2010 al voorspelde “Grote Uittocht” merken, waarbij vakgenoten met heel veel kennis en ervaring met pensioen gaan. Dit leidt nu tot structurele tekorten. In de afgelopen jaren zie je dat de specialistische opleidingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer verdwijnen. Zo is de vroegere opleiding informatie- en dienstverlenings­management opgegaan in een ict-opleiding, waarin de nadruk vooral op de t van techniek ligt en niet op de i van informatie.’

Kieran Munnich, werkzaam bij Driessen, merkt ook dat het moeilijker is om kandidaten te vinden. ‘Daar is de professionalisering van het vakgebied voornamelijk debet aan. Voorheen was het redelijk gemakkelijk om kandidaten te vinden voor DIV-functies, maar de eisen zijn veranderd. Organisaties vragen meer. Iedereen is toch op zoek naar die perfecte kandidaat. Dat is altijd wel zo geweest, maar tot voor kort was de perfecte kandidaat wel te vinden. Nu niet meer. En deze doelgroep heeft bovendien de neiging om op eenzelfde positie te blijven zitten. Ze wisselen niet zo makkelijk van organisatie. Eigen onderzoek binnen deze doelgroep wijst uit dat 50 procent van de informatiebeheerders ook niet actief op zoek is naar iets anders.’

Echte verandering

De veranderingen in de wereld van het informatiebeheer zijn niet nieuw, maar lijken vooral de laatste jaren pas echt in te zetten. Romana Goedendorp van BECIS | DIOR zegt: ‘Er is op dit moment heel veel dynamiek in het vakgebied. Er wordt een groot beroep gedaan op de creativiteit en wendbaarheid van mensen, maar zij moeten ook de focus en structuur aanbrengen. Dat was heel lang niet het geval. We hebben misschien wel 20 jaar lang gehoord dat het vakgebied zou veranderen, maar er gebeurde niet zo veel. Maar toen gebeurde het toch echt en ook nog in een snel tempo. En dat is alleen nog maar versneld door COVID-19 en de bekende crises waar ook Open op Orde uit voortkomt. Dit resulteert in meer vraag, want ons bewustzijn is veel groter door die crises. Het belang van informatie is duidelijker geworden. Er is dus meer behoefte aan deugdelijke informatie en ook meer mensen die ervoor zorgen.’

Onmisbare grondstoffen

Blommesteijn sluit hierbij aan: ‘Het informatiebeheer is sterk in ontwikkeling. Eerst was het enkel de stap van papier naar digitaal, maar data en informatiebeheer zijn tegenwoordig onmisbare grondstoffen voor het maken van beleid, het beantwoorden van maatschappelijke vraagstukken en het verantwoorden. Informatiebeheer dringt hierdoor steeds meer door tot de kern van de bedrijfsvoering en het gaat over een steeds groter aantal informatiebronnen. Tegelijkertijd staan we nog ver af van een volledig geautomatiseerd proces, moet “de winkel openblijven” en moeten tegelijkertijd achterstanden en opschoonacties worden uitgevoerd. Nog niet iedereen is goed aangehaakt op de transitie die het vakgebied doormaakt. Dit vraagt om herscholing en andere competenties, meer contact met andere disciplines en meer informatiebewustzijn. De vraag is natuurlijk of iedereen in deze stroomversnelling mee kan komen.’

Addie van den Hoek, werkzaam bij Data Talent, richt zich tegenwoordig juist op de transitie naar data: ‘De huidige arbeidsmarkt is extreem uitdagend en overspannen. De afgelopen 20 jaar heb ik deze krapte op de arbeidsmarkt nog niet eerder meegemaakt. Waar vinden overheids­organisaties passende informatie- en dataprofessionals? Datagedreven werken is een relatief nieuw vakgebied. Dat betekent dat er weinig professionals beschikken over de juiste kennis en werkervaring. Veel energie en geld gaan verloren aan wervingscampagnes die niet het gewenste resultaat opleveren. Het aantal beschikbare kandidaten is klein en alle organisaties richten zich op dezelfde pool. De kans op succes in deze omstandigheden is beperkt. Op LinkedIn komen veel organisaties die er nog niet in geslaagd zijn hun vacatures in te vullen.’

Uitdaging

Bij Doxis zetten ze vooral in op zij-instroom. Nagtegaal: ‘Voorheen waren het altijd de DIV’ers die reageerden op vacatures. Maar de laatste tijd passen we recruitmentmarketing toe, waarbij de nadruk meer ligt op het verhaal achter de organisatie. Tegelijkertijd maken we de vacatures wat breder. Als in: meer affiniteit met informatie(management) en bijvoorbeeld 1 jaar ervaring, wat voorheen altijd 3 jaar was. Het is dan wel een uitdaging om de kandidaten op het juiste kwaliteits-/competentieniveau te krijgen. We hebben daar wel middelen voor. Wij zetten in op interne opleidingen en het koppelen van junioren aan senioren bij een opdracht. En dat is niet alleen om de junior te laten leren, maar we zien juist dat de senior veel leert van de junior op bijvoorbeeld het gebied van digitale vaardigheden.’

Van Heijst ziet organisaties zelfs zoeken naar het onmogelijke: ‘Ons vakgebied is nog steeds sterk in ontwikkeling. Het is onmogelijk om al die ontwikkelingen terug te laten komen in een functieprofiel. Ook qua houdingsaspecten zien we dat iedereen op zoek is naar communicatieve, extraverte adviseurs die de organisatie ingaan en veranderingen kunnen leiden. Dat leidt tot functieprofielen waarmee we op zoek gaan naar schapen met vaak zelfs meer dan vijf poten.’

Tips

Wat betekenen alle veranderingen voor de intermediairs zelf? Munnich zet vooral in op zichtbaarheid: ‘Je moet echt latente interesse aanwakkeren om een grotere groep te bereiken. Om nieuwe mensen te interesseren moet je aan goede voorlichting doen. Dat vraagt om creativiteit. Wij zetten heel erg in op zichtbaarheid om die latente interesse op te wekken. Wij hebben meerdere strategieën om dat te doen. We proberen bekendheid te creëren met tv-reclame, reclameborden en sinds kort het sponsoren van podcasts. We richten ons daarbij op mensen die willen bijdragen aan een betere maatschappij door te gaan werken in de zorg, opleidingen of bij de overheid. De content die we laten zien, moet aanspreken en aantrekkelijk zijn. Daarna gaan we kandidaten direct benaderen. We hebben een grote database, die we gericht mailen.’

Bij KBenP Talent profileren ze zich als een specialist. Mac Gillavry: ‘Wij zijn graag zichtbaar op diverse kanalen als een specifiek op informatiebeheer gerichte werkgever. Wij willen duidelijk naar voren brengen wat we voor elkaar kunnen betekenen en hoe we ons samen kunnen ontwikkelen binnen het vakgebied.’

Nagtegaal is van mening dat de houding van de opdrachtgevers moet veranderen: ‘Helaas bewegen onze opdrachtgevers, de overheidsorganisaties, nog niet altijd mee met de ontwikkelingen. We krijgen toch vaak nog een traditionele uitvraag via inkoop en daar staat dan weer die jarenlange ervaring in als eis. Wij weten dat die niet meer te vinden is. Dus moeten we het gesprek aangaan om de opdrachtgever te overtuigen dat we medewerkers zoeken die committed zijn, enthousiast zijn om in het vakgebied te starten, willen leren en snel leren onder begeleiding van een senior en die vroeg in het traject al met opleidingstrajecten starten. Soms leveren we gewoon een kandidaat aan die niet voldoet en kijken we wat er gebeurt. Op een bepaald moment moet je toch verder kijken dan de traditionele eisen.’

Perspectief

Goedendorp geeft aan dat ook BECIS | DIOR in eerste instantie op houding selecteert: ‘Werving kost op het moment meer tijd en inspanning. We merken de laatste tijd wel dat onze opdrachtgevers nu al blij zijn dat je creatief met ze meedenkt. En dat je met de oplossing komt. Wij zorgen dan dat er expertise is om de nieuwe medewerker goed te begeleiden en te zorgen voor achtervang. Dat is essentieel om van deze aanpak een succes te maken. Daar investeren we veel in! Je moet dus perspectief bieden. Voor zowel die nieuwe medewerkers als de opdrachtgevende organisatie. Je moet zorgen dat de aanwezige talenten volop benut worden. We proberen onze trainees te werven vanuit de hoek van geschiedenis, bedrijfskunde, sociologie op wo-niveau, met een beetje werkervaring in een soortgelijke omgeving. We doen dan nog wel een assessment, waarbij we inzicht krijgen in hoe ze omgaan met bepaalde vraagstukken.’

Competenties

VHIC zit ook op die lijn. Van Heijst: ‘Wij werven medewerkers al geruime tijd op basis van competenties en enthousiasme voor het vakgebied en leiden onze eigen mensen in de praktijk op. Daarnaast krijgen ze een gerichte vakopleiding. Verder hebben we de sollicitatieprocedure zo eenvoudig mogelijk gehouden. Waar we eerst de nadruk legden op de motivatiebrief, hebben we dat losgelaten. Ook kunnen kandidaten rechtstreeks met een druk op de knop solliciteren. Dat betekent wel iets meer werk voor onze recruiter: zij moet mensen nabellen. Maar zo hopen we de drempel zo laag mogelijk te maken.’

Brockmeyer richt zich zo veel mogelijk op de behoefte van een nieuwe generatie. Nienhuis: ‘Het begint met een goed werkgeversmerk. Pas als je dat op orde hebt, kun je gaan werven. Belangrijk uitgangspunt is om te beginnen bij de behoefte van de medewerkers op de werkvloer en dat te benchmarken met de wensen en behoeften van generatie Y en Z. In grote lijnen valt de behoefte in zes onderdelen te verdelen: zekerheid, variatie, waardering, connectie, groei en ontwikkeling en de bijdrage die men levert (aan de maatschappij) via het werk. Wanneer je bovenstaande punten verwerkt hebt in je boodschap, dan kun je naar de volgende fase. Namelijk het in kaart brengen van je doelgroep en het opstellen van persona’s. Kijk bij het bepalen van je doelgroep goed of deze actief werkzoekend is of latent. Actief werkzoekenden kun je uitstekend bereiken via vacaturesites zoals Indeed of Intermediair. Een grote latente groep vraagt weer om een andere aanpak. Die moet je verleiden.’

Vacatureteksten

Welk advies hebben de intermediairs voor zoekende organisaties? Van den Hoek heeft een aantal tips: ‘Evalueer de wervings- en selectiestrategie. Sluit deze nog wel aan bij de huidige tijd? Kloppen de vacatureteksten nog en spelen ze voldoende in op de behoefte van de kandidaat? Kandidaten hebben keuzes uit meerdere organisaties. Zijn de doorlooptijden van het recruitmentproces nog wel actueel en ben je in staat om snel te reageren? Zijn de wervingskanalen passend? Het plaatsen van vacatures op de traditionele job boards als Monsterboard of de Nationale Vacaturebank of de eigen website is al lang niet meer voldoende. Kandidaten zoeken op een andere manieren, waaronder zoekmachines of social media.’

Nienhuis heeft een krachtige tip: ‘Wanneer je dan je vacatures bij je doelgroep onder de aandacht brengt is het managen van de verwachting van een kandidaat een van de belangrijkste zaken. Wacht niet te lang met reageren op een sollicitatie, en zorg dat een kandidaat bij vragen contact met je op kan nemen!’

Niet dichttimmeren

Het begint met de vacaturetekst, aldus Munnich: ‘In onze gesprekken met organisaties geven we aan dat je het vak in de vacaturetekst goed moet verkopen. Beschrijf de werkzaamheden op een aantrekkelijke en moderne manier. Probeer ook zij-instromers te interesseren voor de functie. Dat betekent dus niet dichttimmeren met eisen, maar aangeven welke opties er zijn om je te ontwikkelen en het vak te leren. Dat kan een goede onboarding zijn of een kort bijscholingstraject. En je kunt het ook omdraaien. Bied werkgeluk en kijk goed wat bij iemand past en wat de leuke dingen zijn, die er toe doen. Een nieuwe invalshoek die er ook voor zorgt dat medewerkers lang blijven. Een andere optie is om het enorme onbenutte arbeidspotentieel te benutten. Het is misschien niet direct een match, maar na een gesprek of via job carving (splitsen van bestaande functies om banen te scheppen voor mensen met een beperking) blijkt het goed te passen.’

Ambassadeur

‘Benadruk (ook) de pioniersfunctie en het sterk veranderende domein,’ gaat hij verder. ‘Zoek het vergelijk met de wereld van data, AI en algoritme en sluit hierop aan. En wat een werkgever aantrekkelijk maakt, is de ruimte voor verdere ontwikkeling en opleiding. Benadruk dit ook in de vacatures. Het werkveld heeft dit nodig en de kandidaat wil het ook.’ Van Heijst zit op de lijn van de anderen – meer naar motivatie kijken dan naar kennis – en heeft nog een mooi advies: ‘Het is zo belangrijk om ook zelf als ambassadeur voor ons mooie vakgebied op te treden. Informatiebeheer moet op orde zijn en er gebeuren zo veel inspirerende dingen om ons heen waarin informatie een belangrijke rol speelt. Dat besef mogen we als vakgenoten veel meer uitdragen, zodat we mensen kunnen enthousiasmeren om daaraan een bijdrage te leveren.’