Nieuwe dimensie

Als ik adequaat historisch onderzoek wil doen, betekent dat dus onvermijdelijk dat ik mezelf de conceptualisering van het archiefwezen eigen moet maken. Dat is niet gek. Bij boeken is dat ook gebeurd, maar daarvan is niemand zich meer bewust. Er zijn veel mensen die zonder geesteswetenschappelijke opleiding begrijpen wat je bedoelt met “ik heb dat gevonden in het derde hoofdstuk van het boek van De Vries uit 2020.” De concepten “boek”, “hoofdstuk”, “auteur” en “jaar van uitgave” zijn velen van ons aangeleerd op school of thuis. Digitalisering heeft een nieuwe dimensie aan historisch onderzoek toegevoegd. Materiaal is steeds meer op detailniveau digitaal beschikbaar en vaak ook toegankelijk gemaakt. Full-text search brengt een onderzoeker vaak direct bij het archiefstuk of de publicatie die hij zoekt en dat heeft een grote impact op de onderzoeksresultaten. Veel meer details over het onderwerp kunnen worden onderzocht. En die ontwikkeling is door de toenemende digitalisering nog niet ten einde: er wordt meer materiaal gescand, full text beschikbaar gemaakt met behulp van Optical Character Recognition (OCR) of Handwritten Text Recognition (HTR) en er worden steeds meer bronnen gedataficeerd door handmatige invoer (crowd sourcing). Er ligt een glansrijke toekomst vol nieuwe verhalen op ons te wachten.

Conceptualisering

Dit succesverhaal heeft de oorspronkelijke kijk op de structuur van het materiaal te veel verdrongen. Veel mensen zijn er lang een hele tijd van overtuigd geweest dat we de conceptualisering van archieven of publicaties niet meer nodig hadden. In sommige zoekomgevingen is het vaststellen van de context waarin het zoekresultaat is gevonden daarom niet voor de hand liggend. Ik zie niet altijd in een oogopslag waar ik naar zit te kijken: een boek, een artikel, een krantenpagina, een archiefstuk of een dossier. Laat staan dat ik ontdek waar het origineel is te vinden. En omdat de hoeveelheid resultaten steeds verder toeneemt, is het steeds belangrijker om op een overzichtelijke manier door de resultaatlijst te kunnen navigeren. Dat overzicht is te realiseren door een heldere conceptualisering te hanteren en deze duidelijk te representeren op mijn computerscherm.

Gemeenschappelijke uitbreiding

Die Handleiding was dus zo gek nog niet. Een gedigitaliseerd archief kent dezelfde opbouw als het papieren origineel, en kan daarom volgens dezelfde conceptualisering worden ontsloten. Zoals we eerder vaststelden, is deze opbouw niet van buiten opgelegd, maar ligt deze in archieven als fenomeen besloten. Dus ook in een digitaal gevormd archief. Het voordeel van een digitaal gevormd archief is bovendien dat er sowieso sprake is van digitale representaties van de archiefstukken, zonder dat ze hoeven te worden gescand, ge-OCR-ed, ge-HTR-ed en/of gedataficeerd. De verschillende representaties van hetzelfde archiefstuk, dat willen zeggen het papieren origineel, de gedigitaliseerde variant of de digitaal geboren variant, kunnen op dezelfde manier aan elkaar worden verbonden. Is de digitale wereld van nu dan hetzelfde als de papieren van vroeger? Meer dan we vaak denken. Het verschil tussen nu en vroeger speelt zich voornamelijk af op het detailniveau, en de belangrijke vraag daarbij is: hoe brengen we die digitale bestanden – digitaal geboren of het resultaat van digitalisering – op een heldere manier in relatie tot de rest van de beschrijving? Als een archivaris daarin slaagt, kan hij de gebruiker goed ondersteunen. Daarbij is het natuurlijk handig als archivarissen gezamenlijk optrekken. Samen kom je tot betere inzichten en het leidt tot een gemeenschappelijke uitbreiding van de conceptualisering zoals we die al kenden. De gebruiker herkent deze dan bij het gebruik van zoekomgevingen bij verschillende archiefdiensten.

Heldere structuur

Samenvattend kom ik tot het volgende advies. Gooi het kind niet met het badwater weg en bied naast de full-text-zoekomgeving ook een heldere structuur aan van de bronnen die u presenteert. Het is een structuur die u vastlegt in de data zelf, dat wil zeggen: het datamodel maakt daar onlosmakelijk deel vanuit. Uit een helder gestructureerd datamodel volgt een heldere presentatie in de zoekomgeving en dat verlaagt de drempel om de systematiek te doorgronden en te gebruiken. De schrijvers van de Handleiding zullen trots op u zijn.