Gebruiker voor het voetlicht

Kennis centraal

Gebruiker voor het voetlicht

Kennis centraal

Tekst Job Nijssen

Job Nijssen is communicatiemedewerker Historisch Centrum Limburg & aanjager Kennisplatform Dienstverlening

Een essentiële reden voor het bestaan van het vakgebied archief- en informatiebeheer is ervoor te zorgen dat informatie teruggevonden kan worden. De gebruiker staat daarbij centraal. Het belangrijkste doel: hem of haar op weg helpen. Zoals gebeurt op het Kennisplatform Informatie & Archief (KIA).

Ik mag mezelf gelukkig prijzen, want ik heb ruim een jaar voor KIA gewerkt, waarna ik aanjager (groepsbeheerder) ben geworden van het Kennisplatform Dienstverlening. Daardoor weet ik dat het team achter KIA goed luistert naar de behoeften van de gebruikers. Wensen worden gehoord, getoetst, en waar mogelijk ingelost. Allemaal om kennisdeling via het platform te stroomlijnen. Goed voorbeeld doet volgen. Neem bijvoorbeeld de rubriek Best Practices. Onder de leden van KIA bleek aan de ene kant een grote behoefte aan het kunnen vinden van best practices op allerlei terreinen. Aan de andere kant bleek niemand bereid deze te delen. Vanuit KIA is toen de handschoen opgepakt in de vorm van interviews met een of twee bij zo’n best practice betrokken collega’s in het land. Daarbij valt er niet alleen veel te leren van de successen, maar ook van de mislukkingen en lessons learned tijdens de aanpak.

‘DE ARCHIEFINTELLIGENTIE STAAT ONDER DRUK DOOR DIGITALISERING’

Uitwisseling

Dat dit goede voorbeeld vervolg heeft gekregen, blijkt onder andere uit het Kennisplatform Dienstverlening. Via dit Kennisplatform worden geregeld digitale kennisdeelsessies georganiseerd, die niet langer dan een uur duren. Liefkozend kregen deze sessies al snel de naam uitwisseluurtje. Over de loop van de laatste paar jaar zijn al allerlei onderwerpen de revue gepasseerd. Onderwerpen die allemaal, in meer of mindere mate, raakvlakken hadden met (archief)dienst­verlening. Denk daarbij aan de inzet van sociale media, het fenomeen Openbaar­heidsdag, de inzet van (audio)visuele hulpmiddelen of het inwerken van nieuwe collega’s. Die onderwerpen zijn door leden van het kennisplatform aangedragen. Daarna is bij ieder onderwerp door een ander betrokken lid een interessante collega uit het werkveld gezocht die ervaring heeft met dat onderwerp. Die collega hoeft niet zozeer een expert te zijn, maar eerder een ervaringsdeskundige. Het is dan ook niet erg als hij of zij zelf nog vragen heeft over het onderwerp. Het is immers een uitwisseling, dus (minimaal) tweerichtingsverkeer.

‘KENNISDELING IS CRUCIAAL, ZEKER VOOR DE GEBRUIKER’

Kennisdeling

Het is niet verwonderlijk dat juist het Kennisplatform Dienstverlening zo actief en met een relatief grote groep collega’s aan kennisdeling doet. Ook in onze tak van sport volgen de ontwikkelingen elkaar in rap tempo op. Je kunt het je niet permitteren om de boot te missen. Tel daarbij op dat de dienstverleners veelal degenen zijn die met leken (lees: mensen die helemaal buiten ons werkveld staan) om moeten gaan. Deze leken zijn onze gebruikers. We moeten ervoor zorgen dat zij aangehaakt blijven om het antwoord op hun informatievraag te vinden, nu en in de toekomst. Dat betekent dat we moeten investeren in wat in ons vakgebied archiefintelligentie wordt genoemd: de kennis om met archieven om te gaan. Maar de archiefintelligentie staat onder druk door digitalisering. Archiefbronnen worden steeds meer digitaal aangeboden, en zijn daardoor 24/7 beschikbaar. Dat vergt dat een gebruiker er ook 24/7 mee aan de slag moet kunnen, ook als de fysieke studiezaal gesloten is en de gebruiker de noodzakelijke archiefintelligentie ontbeert. Gelukkig biedt digitalisering ook kansen. Zo is een klein groepje betrokken collega’s van archiefinstellingen verspreid over het hele land hard aan het werk met zogenaamde micro­learnings. Het voordeel van microlearning is dat het om gemakkelijk behapbare informatie gaat. In plaats van mensen een lap tekst voor te schotelen, krijgen ze informatie op een laagdrempelige manier aangeboden. Zo worden onze archieven toegankelijker en kunnen meer mensen geholpen worden.

ThemaTiendaagse

Het doel van dit project, dat door KIA wordt gefinancierd, is om infographics en filmpjes aan te bieden, die snel een afdoende uitleg geven en antwoord geven op de meest gestelde vragen. Hiermee kan de gebruiker zonder barrières gebruikmaken van de websites van archiefinstellingen. Dit is slechts een van de initiatieven die momenteel worden genomen om ervoor te zorgen dat de archiefdienstverlening bijblijft. Over die andere initiatieven kun je je bij laten praten tijdens de eerstvolgende ThemaTiendaagse van KIA, die net als deze uitgave als thema heeft: de gebruiker centraal. Maar liefst 10 dagen luisteren, delen en sparren om te komen tot de beste oplossingen op het gebied van archief- en informatiedienstverlening. Want kennisdeling is cruciaal, zeker voor de gebruiker.

Deel dit artikel