Avontuur met onbekende eindbestemming
Tekst Eric Kokke en Sebo Boerma
Eric Kokke is redactielid Od en Sebo Boerma is onderwijskundig adviseur bij het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief, Doc-Direkt, CIO Rijk en RDDI werken in het Leerhuis Informatiehuishouding (voor de professional)1 samen aan een zo volledig mogelijk aanbod van opleidings- en ontwikkelactiviteiten. Daarbij gaat het niet alleen om cursussen, workshops, e-learnings, enzovoort, maar juist ook om informele of non-formele vormen van leren. Een van deze informele leeractiviteiten is de Leerexpeditie. Dat is een door het Nationaal Archief verzorgde activiteit, waarbij vakgenoten aan de slag gaan om een actueel en relevant thema met elkaar te doorgronden.
Inmiddels hebben de tien deelnemers aan de eerste Leerexpeditie, met als thema archiveren by design, het eindpunt van hun reis bereikt. Onder begeleiding van het Nationaal Archief gingen ze op pad. Tijdens de reis organiseerde het Nationaal Archief reflectiemomenten in de vorm van “basiskampen”, waarin de voortgang en bevindingen aan de orde kwamen. De deelnemers bogen zich over vragenstukken als: hoe krijgen we het belang van archivering by design duidelijk in mijn organisatie; welke organisaties zijn een voorbeeld; en hoe ziet het eruit in de toepassing op systemen? Vervolgens bespreken de deelnemers de belangrijkste bevindingen en conclusies met de begeleiders. Een aantal van de belangrijkste conclusies en aanbevelingen zetten we hierna op een rij.
Kans van slagen
De eerste is: maak keuzes. Archivering by design betekent dat je vroeg betrokken bent bij het proces van verandering. Dat wil echter niet zeggen dat je overal aan tafel moet zitten. Maak keuzes in wat voor het goed uitvoeren van de eigen werkzaamheden belangrijk is en waar je de grootste kans van slagen hebt. Een tweede conclusie: breng archiveren by design op de juiste wijze onder de aandacht. Maak een lijst met aandachtspunten over de onderwerpen die belangrijk zijn voor de (nieuwe) applicaties. Deze gebruik je om met de technische en inhoudelijk deskundige collega’s in gesprek te gaan, zodat het archiveren in ieder geval meegenomen wordt bij het aanschaffen of het doorontwikkelen. Vervolgens: wees zichtbaar en benadruk de voordelen. Maak hiervoor ook gebruik van de verschillende communicatiemiddelen in de eigen organisatie. En pas je boodschap steeds weer aan het publiek aan.
Vaker op reis
De evaluatie van de eerste Leerexpeditie laat positieve resultaten zien. Vooral de zelfsturende en interactieve manier van leren en kennisdelen is de deelnemers goed bevallen. Het ontstane netwerk zet de samenwerking en de gezamenlijke zoektocht naar antwoorden dan ook voort. Een deelnemer: ‘Ik vind de leerexpeditie als leermethode heel nuttig. Vooral aan te bevelen voor deelnemers die al wel kennis hebben van het betreffende vakgebied.’ De evaluatie van de Leerexpeditie geeft voldoende aanleiding om nog veel vaker op reis te gaan. Inmiddels is er ook een expeditie op pad met het thema risicoanalyse. De thema’s hebben altijd te maken met duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Binnenkort worden de thema’s voor de periode na de zomer gepubliceerd via de websites van het Nationaal Archief (www.nationaalarchief.nl) en het Leerhuis Informatiehuishouding (www.leerhuisinformatiehuishouding.nl).
- De Leerexpeditie is (in tegenstelling tot het formele leeraanbod in het Leerhuis) ook toegankelijk voor informatiebeheerders die niet bij de rijksoverheid werkzaam zijn.