Overheidsdocumenten kunnen persoons­gegevens bevatten. Op het bewaren van persoonsgegevens is de privacywet, de AVG, van toepassing. Een verwerkingsverantwoordelijke mag op grond van de AVG persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is voor de vooraf vastgestelde gerechtvaardigde doeleinden. Dat geldt tenzij het wettelijk verplicht is om persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode (langer) te bewaren. Persoonsgegevens dienen derhalve in beginsel te worden verwijderd op het moment dat deze niet meer nodig zijn voor het doel. Om te voorkomen dat documenten die blijvend gearchiveerd moeten worden al worden vernietigd voordat men aan archivering toekomt, voorziet de AVG in een uitzondering op voornoemde hoofdregel. Die te archiveren documenten mogen langer worden bewaard dan nodig voor het initiële doel. Welke documenten bewaard moeten worden vindt u als het goed is op de vastgestelde selectielijsten. Naast de AVG geldt voor overheden vaak ook de Archiefwet. Zij moeten archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren. Ook moeten zij zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende stukken. In de selectielijsten wordt aangegeven welke overheidsstukken blijvend moeten worden bewaard en welke moeten worden vernietigd. Voor wat betreft stukken die moeten worden vernietigd wordt in de regel in de selectielijsten aangegeven na welke termijn vernietiging plaats moet vinden. Sommige overheidsstukken moeten op grond van de Archiefwet dus blijvend worden bewaard. De Archiefwet schrijft voor dat deze stukken na 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Daarbij geldt als uitgangspunt dat deze stukken openbaar zijn. Bij de overbrenging kunnen daarentegen wel beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van archiefstukken. Bijvoorbeeld met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Deze openbaarheidsbeperkingen gelden – nu nog – in principe maximaal 75 jaar. Wij zien in de praktijk regelmatig misverstanden over die termijn van 75 jaar. In tegenstelling tot hetgeen soms wordt gedacht, is dat geen bewaartermijn. De stukken in een archiefbewaarplaats worden juist blijvend bewaard. De bedoelde termijn van 75 jaar ziet op de duur van de openbaarheidsbeperking. Na afloop van deze termijn worden de openbaarheidsbeperkingen ten aanzien van de betreffende archiefstukken in principe weer opgeheven en zijn ze dus weer openbaar. Overigens heeft het kabinet in november 2021 een voorstel bij het parlement ingediend om de huidige Archiefwet te moderniseren. Als de nieuwe Archiefwet in werking treedt, dan zal onder meer de overbrengingstermijn van stukken naar een archiefbewaarplaats van 20 jaar veranderen naar 10 jaar. Daarnaast zal de duur van openbaarheidsbeperkingen worden verlengd van 75 naar 110 jaar. Een en ander blijkt in de praktijk lastige materie te zijn. Daarom geef ik voor cursusorganisatie GO opleidingen regelmatig cursussen over de Archiefwet in verhouding tot de AVG. In de cursus maken we aan de hand van diverse op de praktijk toegespitste casussen een praktische vertaalslag naar de hedendaagse praktijk van archiveren.

De advocaten en juristen van Elferink & Kortier Advocaten schrijven op deze plek regelmatig een column, waarin zij een praktisch probleem op het gebied van de AVG in relatie tot informatiebeheer behandelen. Heeft u een praktijkvraag die u behandeld wilt zien? Stuur deze naar Od@publiekdenken.nl.