Met wie aan tafel?

Met wie ga je aan tafel zitten voor het opstellen van een informatiebeheerplan? Intern zijn dat: de IB- en ICT-adviseur, informatiespecialist, applicatiebeheer, proceseigenaar, vakspecialist met inhoudelijke kennis, functioneel beheer, Privacy Officer/ AVG/ financieel adviseur/directeur bedrijfsvoering en archiefinspecteur. Extern gaat het om de VNG en BREED Netwerk. Vervolgens is het van belang om je startpositie te bepalen. Daarbij vragen de volgende punten om aandacht: werk via PDCA-cyclus; formuleer verbetervoorstellen SMART; stel een rol- en taakverdeling vast (wie doet aanbevelingen, wie controleert, wie voert uit?); bepaal vaste evaluatiemomenten en stel een communicatieplan op. Voor het opstellen van een informatiebeheerplan met de ambitie om volledig digitaal, zaakgericht, opdrachtgericht te werken is het principe archiveren by design noodzakelijk, zodat bewijsvoering, reconstructie en cultuurhistorisch onderzoek mogelijk zijn. Duurzame toegankelijke opslag conform het principe archiveren by design kan niet los gezien worden van zaakgericht werken en modernisering van het informatiebeheer. Daarom is de gemeente Westland gestart met het programma KIBIOO (Klant in beeld, informatie op orde), waarvan het zaaksysteem, eDepot en uitfaseren van Corsa onderdeel zijn. Verder wordt het team DIV geherpositioneerd en doorontwikkeld. Dat gebeurt onder andere door: het opstellen van HR-plan DIV; naamswijziging van DIV naar IBC (Informatie, Beheer en Control); het dicht bij elkaar organiseren van kennis van het informatiebeheer vanuit de organisatie­structuur; het verstevigen van samenwerkingsrelaties via interne samenwerkingsverbanden met alle clusterteams, griffie, AVG, privacy- en informatiebeveiligingsdeskundigen, Historisch Archief Westland, team Registratie. En extern met de VNG en overheidsorganisaties. Sinds 2021 wordt ingezet op door­ontwikkeling (waaronder opleiding) van team DIV met ondersteuning van externe begeleiding via het organisatie­ontwikkeltraject Lef Loont!, waardoor DIV professioneler acteert.

Ambitie

De gemeente Westland werkt aan het automatiseren van controles over uitgevoerde werkprocessen vastgelegd in Corsa, gegenereerd via de rapportagetool Cognos (later ook uit het zaaksysteem en andere vakapplicaties). Dit voorkomt veel handmatige handelingen, zorgt voor uniformiteit in overzichten en voor het efficiënter verlopen van het controleproces. Proceseigenaren kunnen met (risico-)analyses en aanbevelingen van team DIV verbeterpunten bewerkstelligen zodat hun informatiehuishouding in control komt. De intentie bestaat om naast rapportages inzake het Interbestuurlijk Toezicht over het informatiebeheer, de concerndirectie jaarlijks te voorzien van kwaliteits­management­informatie via een te ontwikkelen “Dashboard Informatie Beheer”. De gemeente Westland heeft de ambitie om volledig digitaal en zaakgericht te werken en daarnaast om de opslag, uitplaatsing en/of vervroegd overbrengen van informatie in het eDepot te borgen. Het werken in ons huidige DMS (Corsa) is ontoereikend, wat resulteert in een groeiende behoefte voor opslag elders. Voor processen die zich niet lenen voor het werken in het zaaksysteem, geldt het principe bewaren bij de bron. Het werken met een zaaksysteem vraagt een andere manier van werken van alle medewerkers. Goede communicatie is hierbij essentieel. Maar ook het inventariseren van alle koppelingen en werkstromen waar Corsa mee gevoed wordt, is een vereiste. Voordat het uitfaseren van Corsa mogelijk is, moeten functionaliteiten geborgd en ingeregeld zijn door middel van volledige vervanging en het omzetten van verschillende functionaliteiten die aan de kwaliteitseisen voldoet voordat deze uitgezet kunnen worden.