Toezichthouder is keurmeester en meedenker tegelijk
Steven van de Looij en Cynthia Schokker
Tekst Cynthia Schokker
Cynthia Schokker is redactielid Od
Steven van de Looij is Chief Information Officer (CIO) bij de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en in die hoedanigheid nauw betrokken bij de archiefinspectie die Cynthia Schokker daar namens de gemeentearchivaris van Amsterdam uitvoerde. Om meerdere redenen was deze inspectie bijzonder. Hoe kijkt Van de Looij erop terug?
Wat is het belang van toegankelijke informatie voor een organisatie als de Veiligheidsregio?
‘Als Chief Information Officer (CIO) kan ik alleen maar constateren dat het steeds belangrijker wordt. Misschien is informatie al het allerbelangrijkste. De Veiligheidsregio waarborgt de fysieke veiligheid in de regio, vroeger bestond dat uit reageren op (acute) incidenten maar onze verantwoordelijkheid is steeds meer gericht op het voorkomen van risico’s. Informatie is hierin cruciaal en komt uit steeds meer verschillende invalshoeken. Om incidenten te voorkomen werken we intensiever samen met inwoners en ondernemers. Dat gaat om informatie ophalen en weer teruggeven, we wijzen inwoners en bedrijven proactief op risico’s zodat de juiste maatregelen worden getroffen.’
Hoe belangrijk is het dat informatie ook duurzaam toegankelijk blijft?
‘Ook dat wordt steeds belangrijker, zeker in ons vakgebied, dat draait om veiligheid. Bij een groot incident is de vraag al snel: wat hadden we kunnen weten, hadden we het kunnen voorkomen? Die informatie moet vaak uit vele systemen komen. Dat duurzame aspect vraagt om meer organisatie. Informatie die je nodig hebt voor het uitvoeren van de processen beheer je meer vanzelf, anders kun je het werk niet doen. Maar als de directe aanleiding voorbij is, zijn inspanningen nodig om de informatie duurzaam toegankelijk te houden.’
Hoe zou je jouw ervaringen en relatie met toezicht omschrijven?
‘Het eerste waar ik aan denk, is toch de brief van het Interbestuurlijk Toezicht. Ik begon net bij de Veiligheidsregio en daar lag die brief met “inadequaat”. De urgentie was meteen duidelijk. De brief is ook gericht aan het bestuur, wat voor een Veiligheidsregio bestaat uit de burgemeesters van de aangesloten gemeenten. Dat maakt dat je er moeilijk omheen kunt. Zelfs toen de coronapandemie de hele bestuurlijke agenda domineerde, bleef de het verbeteren van de informatiehuishouding relevant. In diezelfde periode is ook het toezicht opgestart, dat de vorm kreeg van een nulmeting. Dat paste goed bij de organisatie, een nulmeting kijkt niet alleen terug op wat fout is gegaan of niet voldoet, maar wordt vooral als vertrekpunt geduid van waaruit we verder bewegen. Dat is ook wel wat toezicht typeert. Enerzijds heb je dat objectieve oordeel dat signaleert waar risico’s zitten, als een stok om mee te slaan. Anderzijds houdt toezicht ook een wortel voor: aan de hand van toegesneden waarnemingen, aanbevelingen en adviezen wordt er ook enorm met de organisatie meegedacht. Dat heeft veel meerwaarde voor een organisatie waarin maar een paar functionarissen zich ontfermen over dit vakgebied.’
De Veiligheidsregio is een samenwerkingsverband, wat betekent dit voor het toezicht?
‘In gemeenteland zijn we toch een geval apart. We hebben een bijzondere organisatievorm met 6 deelnemende gemeenten. Verder telt Nederland 25 veiligheidsregio’s. Er liggen overal kansen om relaties aan te gaan en samen te werken. Dat is ook zo met Amsterdam; we delen dezelfde gemeentearchivaris maar hebben bijvoorbeeld ook dezelfde Functionaris Gegevensbescherming. Toezicht is voor ons ook echt een vorm van kennisdelen. Vanuit het Stadsarchief Amsterdam wordt dat ook gefaciliteerd, bijvoorbeeld door regiobijeenkomsten. Ook uit de inspectie zelf komen concrete adviezen, dat is heel fijn en ook opvallend. Sommige toezichthouders zijn heel huiverig om te adviseren en blijven daardoor meer op afstand. ‘
Dat is iets waarin we binnen onze afdeling ook vaak over denken. Hoe kun je de toezichtrol scherp houden maar tegelijkertijd echt ook iets brengen bij de organisaties die je inspecteert? Je kunt niet te ver gaan met adviseren, want dan ga je je eigen vlees keuren. Maar we zoeken altijd naar manieren om de organisatie verder te helpen, zonder het zelf echt te gaan doen. Diepgaande adviezen geven we vrijwel uitsluitend binnen het inspectie-proces, in de vorm van aanbevelingen.
‘Ja, naast duurzame informatie, is toezicht ook een duurzame relatie. Dat evenwicht tussen cyclisch en met afstand oordelen, maar ook meedenken en kennis delen. De stok en de wortel.’
(Hoe) kan toezicht bijdragen aan een betere informatiehuishouding?
‘Schrijf maar op: toezicht kan bijdragen aan een betere informatiehuishouding! Met een uitroepteken erachter. In eerdere vragen kwam al veel van het antwoord aan bod. Maar het is belangrijk om de unieke positie van toezicht te benadrukken. Door het cyclische karakter blijft het onderwerp op de (bestuurlijke) agenda staan. Dat zorgt voor structurele inspanning en duurzame keuzes. Dat was mooi aan de eerste inspectie, dat ging over: waar staan we nu, maar ook wat komt eraan? Bijvoorbeeld de Wet open overheid, zijn we daar op voorbereid? De informatiehuishouding is nooit af, dus voor de lange termijn kan toezicht structureel veel brengen.’
Heb je voorbeelden van hoe toezicht echt werkt, of juist niet of zelfs tegenwerkt?
‘Tegenwerken is een groot woord, maar er zijn wel valkuilen. Bijvoorbeeld bepaalde certificeringseisen die je ziet bij informatiebeveiliging. Dat wordt extern getoetst en als je dat niet haalt, volgt al heel snel de herkansing. Dat lukt dan niet goed. Daar is meer tijd voor nodig. Daarnaast wordt de focus dan het halen van een vinkje, meer dan met een brede blik de situatie structureel het hoofd bieden. Toezicht is een relatie die versterkt als je deze goed onderhoudt. Zeker wanneer inspecties niet jaarlijks plaatsvinden, dan bieden bijvoorbeeld voortgangsgesprekken uitkomst.’
Wat verlang je als CIO van een toezichthouder? Wanneer doet de toezichthouder zijn werk goed?‘
‘De toezichthouder doet het goed, wanneer die balans er is tussen enerzijds de toezichthouder als keurmeester en scheidsrechter, met diens objectieve beoordeling, maar de kracht van toezicht neemt toe als de toezichthouder zich ook anderzijds kan opstellen als meedenker, kennisinstituut en adviseur.’
Toezicht meer integraal oppakken, met privacy en beveiliging... Heeft dat de toekomst?
‘Dit is iets waar onze organisatie over nadenkt, zeker ook ik in mijn rol als CIO, al deze disciplines vallen binnen mijn verantwoordelijkheid. Het gaat om aparte functionarissen, die zich op verschillende wetten richten. Maar ze werken allen binnen dezelfde organisatie, kijken allemaal naar dezelfde processen en ontfermen zich over dezelfde informatie. Het zou helpen als de samenhang meer integraal wordt bekeken. Ook kunnen de krachten vaker worden gebundeld, de verschillende disciplines kunnen met elkaar meeliften als de urgentie of aandacht voor een onderwerp hoog is.’