Open op Orde

In bovengenoemde brief werd een pakket maatregelen aangekondigd om de informatie­huishouding bij het rijk aan te pakken. Dit liep via een tweetrapsraket. In april 2021 werd het generieke actieprogramma Open op Orde naar de Tweede Kamer gestuurd en in juli volgden de afzonderlijke plannen van de rijksorganisaties. Het totale programma zal een looptijd hebben tot om en nabij 2026 en wordt ondersteund door een pakket van zo’n kleine 800 miljoen euro. In 2026 – of mogelijk al eerder – zal de vraag op tafel komen of die informatiehuishouding nu echt zichtbaar verbeterd is. Monitoring is daarom een belangrijk onderdeel van dit programma. De eerste nulmeting is inmiddels verricht. Om de interne verantwoording verder vorm te geven zullen de verantwoordingsprocessen binnen al die organisaties beter op orde moeten komen. Via een aangescherpte planning and control-cyclus kan daad­werkelijk grip verkregen worden op de informatiehuishouding. Waar komt dan de inspectie in beeld? De inspectie is niet de controller van het programma. Wel zal de inspectie in 2026 in beeld moeten hebben of de informatie­huishouding inderdaad verbeterd is. Daarvoor is de bovengenoemde interne planning and control-cyclus van groot belang. Daarnaast zal de inspectie op basis van eigen data-analyse en inspecties zich een beeld moeten vormen van de staat van de informatiehuishouding. En juist op die punten zal de versterking van de inspectie zich richten; ook om organisaties al in een vroeg stadium te helpen met de kennis en expertise van de inspectie.

Capaciteit en kunde

De naam zegt het al. Deze inspectie bestrijkt twee domeinen die niet altijd vergelijkbaar zijn. De huidige inspectie is klein en zal ook na de versterking geen grote organisatie zijn. De versterking richt zich op het domein overheidsinformatie. Dit laatste domein heeft als wettelijke grondslag de Archiefwet, maar kent ook raakvlakken met andere wet- en regelgeving op het domein van de informatiehuishouding. De inspectie controleert de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dit doet zij via inspecties op de kwaliteit van het informatiebeheer van organisaties die onder de Archiefwet vallen. Wat weten we? En wat zouden we eigenlijk moeten weten van al die organisaties? Deze vragen staan in de eerste fase van de versterking centraal. De inspectie zet om het jaar een monitor uit. Alle organisaties krijgen een vragenlijst toegestuurd. Door analyse van de verstrekte antwoorden stellen de inspecteurs een rapportage op. Deze rapportage bevat een benchmark zodat organisaties zich kunnen vergelijken. Zo worden ook trends in beeld gebracht. Het gebruik van vragenlijsten is op zichzelf een zeer waardevol instrument. Maar let wel, dit is uiteindelijk self-assessment. Verificatie is een ander verhaal. Daarvoor is een uitbouw van de informatiepositie nodig. Door de analyse op basis van de vragenlijsten aan te vullen met andere data en analyses wordt een evenwichtiger en actueler beeld verkregen. De inspectie bewerkstelligt dit door de eigen capaciteit en kunde uit te breiden. Daarbij worden overigens partners gezocht met een vergelijkbare rol, zodat kennis en kunde over en weer benut kunnen worden. Bijkomend voordeel kan zijn dat daardoor de toezichtlast vermindert.

Meer en effectiever onderzoek

Door een versterking van de informatie­positie na te streven kan de inspectie op basis van eigen analyses een scherpere prioritering aanbrengen, zowel voor wat betreft thema’s als de te inspecteren organisaties. Er werd al gewerkt op basis van risicoanalyses. De versterking maakt inspecties mogelijk bij meer organisaties, waaronder uiteraard alle organisaties die binnen de scope vallen van het programma Open op Orde. Effectiever onderzoek kan plaatsvinden op incidentmeldingen. Onderzoek kan plaatsvinden op meer thema’s dan de inspectie in eerste instantie aankon. Het gaat dan om thema’s als e-mailarchivering, het gebruik van algoritmes, kwaliteitssystemen, deskundig personeel en de samenhang tussen informatiehuishouding en andere wetgeving, zoals de AVG, de Wob/Woo en de Omgevingswet. In de analyse van het programma Open op Orde stond onder meer krachtig verwoord dat er een groot gebrek is aan specialisten met kennis van informatiehuishouding. Het betreft een groep medewerkers die in de afgelopen decennia steeds kleiner is geworden. In een tijdperk van techno-optimisme was de gedachte dat digitalisering zonder hen kon, en dat medewerkers heel goed zelf hun informatie­processen zouden kunnen managen. Het einde van dit tijdperk lijkt in zicht. Veel van de beschikbare miljoenen worden besteed aan nieuwe informatiespecialisten.

Hoogwaardige rapportages

Dit is een goede ontwikkeling. De vraag is echter of, en zo ja, hoe de informatiehuishouding daar beter van wordt. Het is deze vraag waar de inspectie een antwoord op wil geven. Leidend is de Archiefwet. Daaruit volgt het uitgangspunt dat er voldoende deskundig personeel in huis moet zijn. Maar wat is voldoende? En wat is deskundig? In de aanwezigheid van deskundige medewerkers ligt de veronderstelling besloten dat de informatiehuishouding verbetert. De inspectie zal in de komende jaren gaan onderzoeken of dat gaat gebeuren. Het toezichtkader zal hiervoor worden aangescherpt en het toetsingsinstrumentarium versterkt om deze vraag met enige stelligheid te kunnen beantwoorden. De inspectie staat al jarenlang bekend om gedegen en kwalitatief hoogwaardige rapportages. Dat wil ze versterken en uitbouwen. De inspectie zal blijven streven naar het diversifiëren van onderzoeks- en rapportagemethoden. De behoefte is groot aan een breder palet aan instrumenten om in te kunnen spelen op trends, maar ook om aan te sluiten bij de actualiteit. Hoe gaat de inspectie de versterking realiseren? Het zal vooral een uitbreiding zijn van het aantal inspecteurs en andere specialisten. En daar ligt wel de grootste opgave. De arbeidsmarkt is krap. Het absorptievermogen van zo’n kleine organisatie is gering. De omgeving blijft in beweging. En er zijn tal van nieuwe spelers die ook ruimte nodig hebben. De versterking van de inspectie zal een proces moeten zijn van langere adem. Soms zal dat knellen in een wereld waar “ad hoc” en “urgent” de toon zetten. Het kabinet heeft om een versterking van het toezicht gevraagd. Dit is een opgave die de inspectie zeker gaat realiseren, zij het alleen niet vandaag of morgen. Kwalitatief hoogwaardig toezicht is geen tweet van dertig woorden. De inspectie bouwt geleidelijk uit tot een grotere organisatie, terwijl de winkel gewoon open blijft.