Business Information Planning (BIP)

Ieder jaar worden door de I-adviseurs de behoefte2 van de interne klant op het gebied van de informatievoorziening geïnventariseerd. Welke behoefte is er bijvoorbeeld aan nieuwe software, welke werkprocessen moeten gedigitaliseerd worden, zijn er nieuwe ontwikkelingen of wetgeving waarop geanticipeerd moet worden (denk bijvoorbeeld aan de Wet open overheid, Common Ground)? De behoeften vanuit de business worden door de strategisch informatiemanagers geprioriteerd. Ook de benodigde capaciteit wordt vastgesteld en afgestemd met de betrokken afdelingen en de uitvoering wordt op hoofdlijnen gepland. Het resultaat is een BIP-portfolio waarin alle belangrijke I-projecten voor het komend jaar staan beschreven, inclusief bij welke directie de projecten spelen en hoeveel capaciteit wordt geclaimd en van welke afdeling. De BIP-lijst wordt door de directie vastgesteld. Periodiek wordt de voortgang van de projecten op de BIP-lijst gemonitord en aan de directie gerapporteerd.

Jaarplan Regie/IB

De projecten uit de BIP met een IB-component zijn ook input voor het jaarplan van Regie/IB. Dit wordt aangevuld met de eigen IB-werkzaamheden veelal afkomstig uit verbeterplannen na een interne monitoring van het IB met het kwaliteitssysteem en de archief-KPI’s van de VNG. Voor dit jaar staan bijvoorbeeld op de rol het opstellen beleid voor tekstberichten, opname informatieobjecten in het eDepot, de bewustzijnscampagne, etcetera. Het jaarplan wordt door de teamleider Regie/IB vastgesteld nadat dit is afgestemd met het MT-IB en binnen het management van de directie Informatie & Services waar het team Regie/IB onder ressorteert. Na de vaststelling van het jaarplan maakt iedere Regie/IB-medewerker een persoonlijk jaarplan met zijn/haar te behalen resultaten en geeft ook aan welke vorm van ondersteuning hierbij gewenst is. De teamleider Regie/IB monitort vanuit een coachende rol de voortgang en de kwaliteit door middel van bilateraal overleg en voortgangsgesprekken. Daarnaast worden alle activiteiten van Regie/IB opgenomen in een planningslijst en rapporteert iedere medewerker maandelijks aan de teamleider Regie/IB over de voortgang. Hierdoor wordt centrale sturing op de samenhang en afhankelijkheden tussen alle activiteiten en projecten gerealiseerd.

Kwaliteitssysteem IB

Jaarlijks monitort het team Regie/IB de kwaliteit op het gebied van IB met het kwaliteitssysteem. In het kwaliteitssysteem zijn de kwaliteitseisen opgenomen ten aanzien van het beleid en kaders voor IB, de mensen en de beschikbare middelen, de inrichting en uitvoering van IB in werkprocessen en applicaties en ten slotte worden de actualiteit en bruikbaarheid van de beheers­instrumenten gemonitord. Iedere monitor levert een set van verbeterpunten op. Deze worden geprioriteerd door een adviseur IB en ter besluitvorming voorgelegd aan het MT-IB. Na vaststelling worden de activiteiten opgenomen in de jaarplanning en wordt de voortgang gemonitord en gestuurd zoals hiervoor beschreven.

Concrete voorbeelden

De afgelopen jaren is een aantal beleidskaders voor IB opgeleverd, zoals de architectuur voor IB, het informatiebeheerbeleid, een digitale bewaarstrategie en de ontwikkeling van een aantal IB-beheerinstrumenten, zoals een risicoanalyse, beheerregimes, een informatieplattegrond en het kwaliteitssysteem. Hieronder geef ik graag een aantal voorbeelden hoe deze kaders worden toegepast in het monitoren en sturen op IB.

Aanschaf van applicaties

In het verleden kwam het vaak voor dat applicaties werden aangeschaft met geen of weinig oog voor het IB. Met alle gevolgen van dien, want dan moet je vaak achteraf repareren en dat is niet te doen. Met de business information planning weten we welke projecten er voor aanschaf van applicaties wanneer aankomen. Bij ieder voorstel voor aanschaf van een applicatie wordt bovendien verplicht een risicoclassificatie voor IB uitgevoerd. Op basis van de uitkomst van die risicoclassificatie worden passende IB-maatregelen genomen. En dat kan variëren van een verplichte aansluiting op een generieke IB-voorziening of geen enkele vorm van beheer. In deze werkwijze is ook een toetsingsmoment opgenomen. Ieder voorstel voor aanschaf van een applicatie wordt beoordeeld in de Architecten Authority (AA). Dat is het gremium met onder anderen de architecten van de gemeente en de architecten van de ict outsourcingspartner. Hieraan neemt ook een adviseur IB deel die bij ieder voorstel monitort op IB-aspecten.

Zaaktypen

Ook in Groningen wordt zaak­gericht gewerkt en dus worden er zaaktypen ingericht. Bij het inrichten van zaaktypen wordt er op gestuurd dat dit op multidisciplinaire wijze wordt uitgevoerd met altijd een vertegenwoordiger van het werkproces, een I-adviseur en een IB-adviseur. Het is de taak van een IB-adviseur om het zogenoemde inrichtingsdocument op te stellen op basis waarvan het zaaktype in het zaaksysteem gebouwd kan worden. Nadat het concept-inrichtingsformulier in concept gereed is, wordt het als een verplichte processtap ter review voorgelegd aan het reviewteam die de conceptinrichting controleert. In het reviewteam zit een medewerker van het KCC, Documentair Informatiebeheer en Regie/IB. Hierdoor wordt integraal samengewerkt en gestuurd om de IB-kwaliteit bij de inrichting van het zaaktype te borgen. Een belangrijk onderdeel van het kwaliteitssysteem is de controle op de kwaliteit van digitale zaak­dossiers. Hierbij is afgesproken dat de verantwoordelijke proceseigenaar de eerste­lijnscontrole uitvoert. Maar eerlijk is eerlijk, IB heeft (nog) onvoldoende zicht of dat ook gebeurt. Nadat de zaakdossiers zijn afgesloten gaan zij over in beheer naar de afdeling documentair informatiebeheer. Ook die monitort de kwaliteit van zaakdossiers op basis van een auditplan en vastgestelde kwaliteitscriteria. De collega’s van de afdeling Documentair Informatiebeheer rapporteren aan de IB-adviseurs van de afdeling Regie/IB die vervolgens aan de proceseigenaar rapporteert en hun ondersteunt om geconstateerde omissies weg te werken en het liefst te voorkomen in de toekomst.

Informatieplattegrond

De gemeente Groningen is vorig jaar gestart om VIND-IM als informatieplattegrond te gaan gebruiken. Hierin worden alle gemeentelijke processen benoemd (soms standaard soms lokaal), wie de proceseigenaar is, welke informatie er wordt gegenereerd, in welke applicatie de informatie zich bevindt, of er persoonsgegevens verwerkt worden en hoe de informatie beheerd wordt. Voor IB is de informatieplattegrond van essentieel belang. Daarom wordt stevig op de kwaliteit en voortgang gestuurd. In het wekelijks werkoverleg van Regie/IB wordt een stand-up gehouden waarin iedere IB-adviseur de stand van zaken vertelt, knelpunten signaleert, etcetera. Daarnaast vindt er wekelijks in de zogenoemde domeinoverleggen een verdieping plaats om de kwaliteit zo hoog mogelijk te krijgen. De sturing hierop is in handen van twee IB-adviseurs. Bij knelpunten wordt de teamleider IB ingeschakeld.