Pleidooi voor transparantie-activisme

Tom De Smet: ‘Het is goed dat er veel middelen beschikbaar worden gesteld voor een open overheid’

Tekst Bart Hekkert

Beeld Tineke Dijkstra

Sinds oktober 2021 is Tom De Smet directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie bij het Nationaal Archief. Hij legt uit hoe hij kijkt naar de positie van het Nationaal Archief op weg naar een open en transparante overheid.

‘Ik begon op hetzelfde moment als Afelonne (Doek, algemene rijksarchivaris/algemeen directeur, red.). Wij konden elkaar dus niet bevragen over de organisatie en de medewerkers. We konden alleen de organisatie direct bevragen. Een aantal dingen viel mij op: in het Nationaal Archief (NA) wordt het recht van iedere burger op informatie gevoeld als een belangrijk goed. De wereld waarin we dit recht als NA dienen, verandert echter snel. Je merkt dat er veel wantrouwen richting de overheid is na bijvoorbeeld de toeslagenaffaire. Het NA is onderdeel van deze overheid en tegelijkertijd is er een afstand tussen het archiefveld, de ministeries en de burger en dat is jammer.’ ‘Een van mijn eerste vragen was dan ook: welke beweging kunnen en moeten wij maken om als organisatie de aansluiting te maken tussen onze missie en de belangen van de maatschappij? Eigenlijk kwam daar al snel “dichterbij” uit als een woord dat alles dekt. Om dichterbij te kunnen staan moet je twee dingen doen. Allereerst moet je niet de arrogantie hebben dat jij als organisatie alle antwoorden hebt op de vragen van de burger. Als tweede punt geldt dat wij als NA ons bewust moeten zijn over onze expertise en de mogelijkheid om verbindingen te leggen tussen de politiek, de burger en het archievenveld door een steen(tje) bij te dragen aan het verbeteren aan de informatiehuishouding, en daarmee ook de transparantie, van de overheid.’

Partner

‘Je moet kunnen tonen waarom je relevant bent naar buiten toe. Zo is de beweging naar voren in de informatieketen, die we al een tijd aan het maken zijn, een belangrijk gegeven. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het principe van archiveren by design. Binnen de organisatie wordt nog weleens ervaren dat we geen mandaat hebben en we dus niks kunnen opleggen. Het zit hem echter niet in opleggen, maar in ondersteunen, informeren en ons inzetten als partner in het behouden en vergroten van de transparantie van de overheid.’ ‘De rol als partner is ook nodig in deze fase. De afgelopen jaren is er veel bezuinigd op informatieprofessionals, waaronder DIV. Men dacht dat door digitalisering bespaard kon worden op ondersteuning en expertise. Dit bleek niet zo te zijn. Er is nu veel geld beschikbaar gesteld via het programma Open op Orde (als onderdeel van het bredere Open Overheid-programma) om de informatiehuishouding op orde te brengen en te werken aan een open overheid. Ook het NA heeft een actieve rol gekregen in deze beweging als stelselpartij. Dit betekent dat we niet alleen maar handreikingen schrijven, we gaan ook aan de slag met de ministeries, decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties, bijvoorbeeld met onze leerexpedities archiveren by design, en de MDTO-spreekuren.’

‘JE MOET KUNNEN TONEN DAT JE RELEVANT BENT’

Open en transparant

‘Door de komst van de Wet open overheid (Woo) is er het gevaar dat de informatiehuishouding verengd wordt tot alleen maar (actieve) openbaarmaking. Het gaat er uiteindelijk ook om dat je de basis op orde hebt. Zo zorg je er niet alleen voor dat informatie niet alleen tijdig wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats, maar ook dat in de toekomst bijvoorbeeld Woo-verzoeken tijdig/beter beantwoord kunnen worden.’ ‘Het is goed dat er veel middelen beschikbaar worden gesteld voor een open overheid. Er zit ook vanuit de maatschappij veel druk achter. We moeten echter niet vergeten de tijd te nemen een en ander goed in te richten en de dialoog aan te gaan. Het is niet alleen een proces, maar ook een omslag in de cultuur en dat kost tijd.’

Toekomst

‘Zoals gezegd, moeten we aan tafel zitten met overheidsorganisaties (archiefvormers), beleidsmakers en de burger. Een tafel waaraan vanuit soms tegenstrijdige belangen gezamenlijkheid moet worden gevonden. Het omgaan met weerstand en deze tegenstrijdige belangen is een belangrijke vaardigheid voor de informatieprofessional van de toekomst. Ook moet men bewust zijn hoe de dialoog aan te gaan in een politiek-bestuurlijke omgeving.’ ‘Uiteindelijk moet de focus van overheden ook niet geheel liggen bij de ambtelijke verantwoording, maar bij de verantwoordelijkheid richting de burger. Dit vraagt een andere houding van de ambtenaar. Ook voor onszelf als NA vraagt dit introspectie. Waar kunnen wij zelf transparanter zijn? Wat kunnen wij actief openbaar maken? Uiteindelijk is een archief de plek van ultieme openbaarmaking en vanuit deze expertise helpen we andere overheden om beter aan de slag te gaan.’

Actieplan

‘Binnen het NA hebben wij in het kader van Open op Orde een eigen actieplan opgeschreven. Voor ons is de basis op orde als zowel de burger als de Tweede Kamer tevreden zijn met de manier waarop zij geïnformeerd kunnen worden. Dit doen we absoluut niet alleen, maar ook met andere stelselpartijen, zoals RDDI en Doc-Direkt, en uiteraard ook de overheidsinstellingen zelf, vanuit dit gedeelde doel.’ ‘We hebben ons actieplan ook vertaald naar de benodigde interne veranderingen. Door middel van deze Open-NA-orde-vertaling kijken we wat de impact is op onze eigen processen en ons archiefwerk. We zijn reeds gestart met een aantal koplopersprojecten, waarbij we onze zakelijke klanten bevragen waar hun behoefte ligt qua dienstverlening en expertise van het NA. Vervolgens maken wij de vertaling naar onze eigen processen, maar ook naar onze eigen organisatie: welke nieuwe competenties vraagt dit van de medewerkers en hoe nemen wij hen daarin mee?’ ‘We kiezen er expliciet voor om eerst projecten uit te voeren vanuit onze programma-afdeling Open op Orde samen met de professionals binnen de verschillende afdelingen. Daarna laten we de veranderingen in de primaire werkprocessen landen. De winkel moet namelijk nu ook gewoon kunnen blijven draaien.’ ‘Uiteindelijk draait het allemaal om vertrouwen. Vooreerst gaat het om het herstellen en verbeteren van het vertrouwen vanuit burgers dat de overheid er is om hen te helpen. Maar ook het vertrouwen bij een ambtenaar dat een eigen beleidsovertuiging in een rapport of beleidsstuk kan staan, omdat je op basis van een goede informatiehuishouding en als professional kunt uitleggen waarom je bepaalde keuzes maakt.’ ‘Als archief mogen we in dat proces meer het podium op, meer transparantie-activisme. We willen als professionals transparantie als aspect van ambtelijk vakmanschap uitdragen: (laten) voelen dat wij ten dienste staan van de burger.’

Katalysator

Open op Orde is een katalysator: als Nationaal Archief willen we dichter bij de overheden komen, meer verbinding maken met het archiefveld en zodoende met het gehele archiefveld, ook met archieven vanuit decentrale overheid en particuliere archieven, samen op kunnen trekken om het recht op informatie van de burger te dienen.’ ‘Op dit moment hebben we KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief, red.) om onze kennis over het vakgebied uit te wisselen met andere informatieprofessionals. Dit platform kunnen we breder inzetten. Maar niet als eenrichtingsverkeer: wij hebben als Nationaal Archief niet alle wijsheid in pacht. Zo kijk ik met interesse naar initiatieven en ervaringen binnen decentrale overheden, zoals het werken vanuit het idee van de Common Ground, maar ook bewaren bij de bron. Hier kunnen wij bij de rijksoverheid ook weer van leren.’ ‘We moeten als archief uit onze schulp kruipen: we hebben heel veel expertise en we kunnen het verschil maken op weg naar een open en transparante overheid.’

Deel dit artikel