Door de voorbereidingen voor een eDepot­voorziening bij onze archiefbewaarplaats, Archief Eemland, is Amersfoort gestart met het opstellen van preserveringsbeleid. Het preserveringsbeleid is opgesteld op basis van de Wegwijzer duurzaamheidsbeleid van het Netwerk Digitaal Erfgoed1. Per onderdeel zijn een of meerdere beleidsuitgangspunten opgesteld. Het beleid zorgt zo voor de kwalitatieve eisen waar informatie die in het eDepot wordt opgenomen aan moet voldoen. Het preserveringsbeleid is niet alleen van toepassing op de informatievoorziening van Amersfoort, maar geldt ook voor de regiogemeenten die gebruik gaan maken van het eDepot. Naast het preserveringsbeleid hebben we ook een bewaar- en beheerstrategie opgesteld waarin de beleidsuitgangspunten verder zijn uitgewerkt voor de gemeente Amersfoort. De regiogemeenten vertalen het preserveringsbeleid zelf naar een eigen bewaar- en beheerstrategie. Voor de gemeente Amersfoort is de afdeling Informatievoorziening eigenaar van de bewaar- en beheerstrategie en samen met de proceseigenaren verantwoordelijk voor het doorvoeren van de beheermaatregelen. Het preserveringsbeleid wordt door Archief Eemland samen met de regiogemeenten eens per twee jaar geactualiseerd. In dit artikel gaan wij verder in op het gebruik van de bewaar- en beheerstrategie en wat dit voor de gemeente Amersfoort betekent.

Waarom bewaar- en beheerstrategie?

Een bewaar- en beheerstrategie is in essentie een plan (op uitwerkingsniveau) om de schadelijke gevolgen van het verouderingsproces van digitale informatie te voorkomen. In gewonemensentaal: een plan om ervoor te zorgen dat de inhoud van digitale informatie leesbaar en dus toegankelijk blijft voor de inwoners van Amersfoort en de gemeentelijke organisatie. De bewaar- en beheerstrategie geeft nadere invulling aan de volgende eisen die zijn vastgelegd in de Archief­regeling en lokale regelgeving van de gemeente Amersfoort:

• dat het beheer van de digitale informatie voldoet aan de toetsbare eisen van een door de gemeente Amersfoort toegepast kwaliteitssysteem;
• dat de context en authenticiteit van de digitale informatie te allen tijde kunnen worden gereconstrueerd;
• dat het technische gedrag van digitale archiefbescheiden te allen tijde kan worden gereconstrueerd;
• dat de digitale archiefbescheiden leesbaar zijn en contextueel kunnen worden geduid met behulp van metadata;
• dat informatieobjecten die onleesbaar dreigen te raken door veroudering van software kunnen worden gemigreerd, geconverteerd of geëmuleerd;
• dat informatieobjecten zijn opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd open formaat, tenzij dit redelijkerwijs niet van de archiefvormer kan worden verlangd;
• dat er op nieuwe technologische ontwikkelingen geanticipeerd kan worden.

De bewaar- en beheerstrategie is van toepassing op de niet-overgebrachte digitale informatie die voortvloeit uit de taakuitvoering van de gemeente Amersfoort. In de digitale werkomgeving van Amersfoort gaat het om de informatie die gevormd wordt in zowel de procesomgeving, de samenwerk­omgeving als de persoonlijke omgeving tot het moment van vernietiging of overbrenging naar Archief Eemland. Voor de duidelijkheid: de strategie is dus zowel van toepassing op de digitale informatie van de interne organisatie, als op die van (keten)partners.

Negen uitgangspunten

Wij hanteren negen uitgangspunten voor de beschikbaarheid en duurzaamheid van digitale informatie, die nader zijn uitgewerkt in protocollen, verordeningen en beleids- en instructiedocumenten. Deels is informatie ter inspiratie gebruikt van andere organisaties bij de totstandkoming van deze uitgangspunten.

Uitdagingen?

In de bewaar- en beheerstrategie hebben we een drietal informatiebeheerregimes opgesteld op basis van een categorisering van de geldende bewaartermijnen:

1. tijdelijk bewaren, korter dan 10 jaar; 2. tijdelijk bewaren, langer dan 10 jaar; 3. permanent bewaren.

Per beheerregime hebben we beheermaatregelen vastgesteld, zoals welke metadata minimaal moeten worden vastgelegd. We hebben ook een overzicht opgenomen van de belangrijkste informatiesystemen van de gemeente Amersfoort, gekoppeld aan deze informatiebeheerregimes. Op deze wijze wordt duidelijk welke beheermaatregelen in applicaties moeten worden genomen en kan per applicatie een strategie worden bepaald. Naast de strategie voor applicaties hebben we ook gekeken naar onze algemene opslaglocaties en bijzondere informatie­categorieën. Hiervoor zijn algemene en specifieke beheermaatregelen beschreven. We hebben nu bijvoorbeeld nog te maken met een versnipperd informatielandschap met veel verschillende opslaglocaties. Dit is zowel voor onze gebruikers als informatiebeheerders onoverzichtelijk en bewerkelijk. Het doel (en dus ook meteen de grote uitdaging) is dat we zaak- en procesgericht werken verder gaan invoeren, om de versnippering van informatie (en beheer) zo veel mogelijk te voorkomen. Het zaaksysteem en de taak specifieke applicaties gaan gebruikmaken van een generieke opslagcomponent (DMS/RMA), die samen met het eDepot het aantal opslaglocaties drastisch moet gaan verminderen. De specifieke beheermaatregelen gaan bijvoorbeeld over het beheer van aparte opslaglocaties zoals de netwerkschijven, het projectenportaal, Teamsites, de samenwerk- omgeving MS365, of bijzondere informatiecategorieën zoals e-mail, chatberichten, data en algoritmes. Om dit alles te realiseren dient er rekening te worden gehouden met bijkomende factoren zoals privacy; informatiebeveiliging; bewaartermijnen; bewustwording, kennis en vaardigheden over digitaal werken van medewerkers; functionele en technische inrichting van systemen, nadruk op gebruiks­vriendelijkheid. Al met al een uitdaging die capaciteit en financiële middelen vergt.