Eenduidig beleid openbaarheid ontbreekt
‘Waarden rond informatie spreken elkaar in de praktijk tegen’
Eenduidig beleid openbaarheid ontbreekt
‘Waarden rond informatie spreken elkaar in de praktijk tegen’
Tekst Jelle van der Meulen Beeld Arenda Oomen
De weg naar openbaarheid en transparantie bij de overheid kent de nodige obstakels. Een gesprek met Jacqueline Rutjens, directeur bij het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Over een jaar Wet open overheid (Woo), eenduidig beleid en de noodzaak van een cultuurverandering bij de overheid.
Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding ondersteunt de rijksoverheid om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen. De Woo vormt, samen met de Archiefwet, de basis waar RDDI op voortbouwt. Het programma volgt daarbij 4 lijnen, legt Rutjens uit. ‘Heb je de juiste mensen om de wet uit te voeren en weten ze wat ze moeten doen? Zijn de werkprocessen duidelijk? Heb je de goede ict in huis? En tot slot, weten we waar de Woo en goede informatiehuishouding over gaan en meten we dat voldoende?’
Generieke problemen
RDDI organiseert projecten die uitkomst bieden bij generieke problemen bij de overheid. Zo ontwikkelde RDDI onder meer een voorziening voor website-archivering en een aangescherpte e-mailwerkwijze om mails veilig te stellen en zette het een leerhuis op, met opleidingen voor informatieprofessionals. RDDI is een tijdelijke organisatie, benadrukt Rutjens, maar er moet wel structureel gewerkt worden aan veranderingen. Het werk van RDDI is af wanneer de informatiehuishouding van de rijksoverheid op volwassenheidsniveau 3 à 4 zit. ‘Dat betekent dat het informatiebeheer op orde is, de mensen werken met goede tooling, informatieverzoeken op tijd worden afgehandeld en organisaties zich houden aan wet- en regelgeving. Toen we begonnen zat de rijksoverheid op volwassenheidsniveau 1.9, inmiddels is dat 2.3. We zijn op de goede weg, maar het staat buiten kijf dat er nog een hoop werk aan de winkel is.’
‘OP HET GEBIED VAN OPENHEID ZIEN WE GEEN DUIDELIJKE CULTUURVERANDERING BIJ DE OVERHEID’
Geen open houding
Bas van Beek, Woo-specialist en onderzoeksjournalist bij Follow the Money, ging in gesprek met Open Overheid nog een stapje verder. Hij stelde dat de overheid met de Woo is blijven hangen in de oude werkwijze van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur), waarin te veel gestuurd wordt op inperking van informatie. Rutjens benadrukt dat er forse stappen gezet zijn, maar herkent ook deels de kritiek. ‘We zien nog geen duidelijke beleids- en daarmee cultuurverandering van de overheid op het gebied van openheid en transparantie.’ Ze legt uit: ‘Tot nu toe is het onderwerp vooral instrumenteel, dus vanuit de verplichtingen die voortvloeien uit de wet aangepakt. Dat is het begin van verandering, maar een open houding op alle niveaus, of alom goede voorbeelden van openheid en transparantie, zie je nog niet. Belangrijkste reden daarvoor is dat er in de praktijk meerdere waarden van belang zijn. Je hebt openheid en transparantie, maar ook zaken als veiligheid en privacy. We weten op de werkvloer blijkbaar nog niet altijd hoe we die waarden met elkaar kunnen verenigen. Dat is gewoonweg nog onvoldoende uitgekristalliseerd.’
Ambtelijke integriteit
Met het gretig zwartlakken van documenten en het bewust verzwijgen van informatie over de toeslagenaffaire zou je ook kunnen denken dat het simpelweg ontbreekt aan goede wil. Rutjens is het daar niet mee eens. ‘Dat blijkt niet uit ons jaarlijks onderzoek. Met de houding is niets mis. Het is eerder dat we het op alle terreinen tegelijk heel goed willen doen en daar nu naartoe groeien. We zijn op dit moment “bewust onbekwaam” en we moeten natuurlijk naar “bewust en bekwaam”. Uiteindelijk moeten openheid en transparantie geen onderwerpen meer zijn, maar gewoon standaard onderdeel van je ambtelijke integriteit en professionaliteit. Dat vraagt om leiderschap en heldere kaders.’ Om bewust bekwaam te worden, zijn dus een duidelijk verhaal en eenduidig beleid nodig, vindt Rutjens. ‘Wat betekent “open, tenzij” nou echt op het niveau van organisaties? Daar hebben we nog geen helder beeld van, maar dat is nou net hard nodig! Wij denken vooral dat heldere uitspraken over de implementatie van de Woo kunnen verbeteren en versnellen. Wat moeten bewindspersonen en sleutelfunctionarissen precies wel en niet bewaren? Neem bijvoorbeeld het recente advies over chatberichten van bewindspersonen en topfunctionarissen. Dat is het begin van beleid voor een specifieke groep, maar helaas nu nog maar voor een onderwerp. Een bredere visie maakt de informatiehuishouding voor een organisatie veel overzichtelijker en beter uitvoerbaar. Je kunt dan bijvoorbeeld, als een bewindspersoon vertrekt, alle informatie die blijvend bewaard moet worden direct veiligstellen. Belangrijke informatie gaat dan niet verloren.’
‘OP DE WERKVLOER IS HET ZOEKEN NAAR HOE WE WAARDEN MET ELKAAR VERENIGEN’
Buitenboordmotor
Openheid en transparantie hebben de laatste jaren een vlucht genomen. Toen Rutjens het actieplan Open op Orde schreef met een aantal collega’s, had ze niet kunnen denken dat nu zoveel mensen met het onderwerp bezig zouden zijn. ‘We hoeven het belang van openheid en transparantie bijna niet meer uit te leggen. We zijn geen roepende meer in de spreekwoordelijke woestijn. Dat is een waar geschenk.’ Met een regeringscommissaris, een adviescollege, een inspectie en verschillende programma’s is het soms wel even zoeken wie precies waarover gaat, vertelt Rutjens. Ze lacht: ‘Het is soms een beetje druk, vooral met overleggen en nieuwe initiatieven en dat is goed: aan enthousiasme geen gebrek. RDDI is de projectenorganisatie binnen het rijk, Open overheid doet de beleidskant. Met Arre (Zuurmond, regeringscommissaris Informatiehuishouding, red.) hebben we een buitenboordmotor die ons scherp houdt, met name op maatschappelijke betrokkenheid. Dat is heel fijn.’ Waar denkt Rutjens dat we staan na nog een jaar Woo? ‘De afhandeltermijn van informatieverzoeken is dan beslist korter, maar nog niet op het gewenste niveau. Daarvoor hebben we eerst scherpere beleidsuitspraken nodig. Nu dansen we soms nog om de hete brij heen. RDDI werkt aan de ontwikkeling van slimme formulieren, waarmee mensen preciezer kunnen aangeven welke informatie ze willen en die ze ook helpen met het vinden van de juiste. En tot slot: over een jaar hebben we vast ook wel weer processen en tools ontwikkeld waarvan we nu nog geen weet hebben – ik denk aan meer AI – maar die leuk, goed en vooral efficiënt zijn.’