Een expliciete aanzet tot intermenselijk contact tussen overheid en burger (en andere verzoekers) komt tot uitdrukking in de bij wet geregelde contactpersoon. Omdat onduidelijk zou zijn welke informatie bij de overheid berust, is tijdens de behandeling van de Woo – ter compensatie van het gesneuvelde documentenregister (ooit bedacht en geregeld in artikel 3.2 Woo) – een zogeheten contactpersoon geïntroduceerd (artikel 4.7 Woo). Een informeel bedacht figuur, een mens van vlees en bloed die mensen helpt om op de juiste plek te komen binnen de organisatie. Een persoon die ook kan helpen bij het formuleren van het verzoek. En de persoon die zelfs informatie kan verstrekken. De inschatting van de wetgever is kennelijk dat de overheid een wettelijke verplichting nodig heeft om personen aan te wijzen die de telefoon opnemen als er gevraagd wordt om informatie. Een beeld dat overigens niet direct strookt met de ervaringen van ondergetekende. Temeer omdat de overheid wel bij wet gedwongen werd om ieder verzoek serieus te onderzoeken, al was het maar om te proberen tijdig tot besluitvorming over te gaan. Bleef het te lang liggen, dan stond de juridische weg open naar een ingebrekestelling en uiteindelijk beroep niet-tijdig beslissen. Met een steeds strenger wordende rechter bij dergelijke procedures was er dus voldoende noodzaak om in contact te komen met de verzoeker.

Werk maken

Hoe het ook zij, de contactpersoon is in het leven geroepen. Daarmee de praktijk wat achterlatend met de nodige vragen. Want hoe formeel moet een dergelijke persoon worden aangewezen? Ieder bestuursorgaan moet tot een dergelijke aanwijzing overgaan, maar moet dit bij formeel besluit? En hoe concreet moet die aanwijzing zijn? Op individueel niveau of kan worden volstaan met het aanwijzen van alle medewerkers van het klantcontactcentrum, juridische zaken of communicatie? De praktijk geeft een veelkleurig pallet aan invullingen van deze wettelijke plicht. Een “foute” aanpak is er ogenschijnlijk niet, of heeft geen concrete gevolgen. Het enige dat niet oké is, is dat er geen contactpersoon is. Daar moet bij sommige organisaties nog even werk van worden gemaakt. De discussie of de contactpersoon, door de functie bij wet te regelen, ook zelf een bestuursorgaan is geworden, blijft voor nu onbesproken. Het zou in elk geval het gevolg hebben dat de contactpersoon benaderd kan worden met verzoeken om informatie en die verzoeken ook af kan doen. Los daarvan heeft dit thema ook tot gevolg dat een contactpersoon ook weer een contactpersoon zou moeten aanwijzen.

Wat wordt gevraagd?

Een ander contactmoment tussen verzoeker en bestuursorgaan is aan de orde als het verzoek onvoldoende duidelijk is. In de Wob was dit al geregeld. Het bestuursorgaan diende zo spoedig mogelijk in contact te treden. Onder de Woo is geregeld dat dit binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek dient te gebeuren (artikel 4.1 lid 5). Een duidelijke vingerwijzing voor de ambtelijke organisatie om ieder informatieverzoek snel op z’n merites te beoordelen en niet al te lang te wachten met het ondernemen van actie. Hoewel niet duidelijk is welke sanctie is verbonden aan het later in overleg treden – ogenschijnlijk heeft zowel verzoeker als bestuursorgaan continu baat bij het scherper krijgen van de vraag – heeft de wetgever wel duidelijk willen maken dat het verzoek al snel scherp moet zijn of overleg moet plaatsvinden waardoor het scherp wordt. Hierbij speelt een rol dat een plicht rust op de verzoeker om niet het onmogelijke te vragen. Hoewel de verzoeker alles mag vragen wat hij/zij wil en de werklast in beginsel geen reden vormt voor het bestuursorgaan om een verzoek niet in behandeling te nemen of af te wijzen. Zoals de rechtbank recent in een kwestie over de Shell-papers duidelijk wist te maken, zijn de Wob en Woo niet geschreven voor ongespecificeerde verzoeken om alle gegevens over al evenmin gespecificeerde onderwerpen. Ongerichte informatieverzoeken moeten worden voorkomen en een ongedifferentieerde hoeveelheid overheidsinformatie beoordelen kan ook niet de bedoeling zijn. Dat vraagt dus het nodige van de verzoeker. Slaagt de verzoeker daar niet in, dan vraagt de Woo – net als de Wob – het nodige van de overheid. Die moet behulpzaam zijn, wat onder meer betekent dat contact wordt gezocht en concreet wordt onderzocht wat iemand graag wenst te ontvangen of welk onderwerp de verzoeker op het oog heeft. In diezelfde zaak over de Shell-papers vraagt de rechtbank dan een actieve houding van een responsieve overheid. Volledig in lijn dus met de Nationale ombudsman.

Duidelijk maar veel

Ook heeft de Woo willen regelen dat partijen om tafel gaan als het verzoek duidelijk is, maar simpelweg betrekking heeft op heel veel documenten (artikel 4.2a). Dat was al gebruikelijk – om ook toe te werken naar deelbesluiten – en geaccepteerd door de rechter. Die laatste vond deelbesluitvorming alleen goed als duidelijk was op welk deel van welk verzoek een besluit was genomen en wanneer het laatste deelbesluit werd genomen. Die eisen volgden duidelijk uit de uitspraak van de Raad van State over de aanpak van VWS over coronagerelateerde Wob-verzoeken. Dat overleg is dus wettelijk verankerd. Dat overleg moet toewerken naar een opdeling van het verzoek waarbij de prioritering naar onderdeel vooral wordt ingegeven door de wensen van de verzoeker. De wet lijkt ervan uit te gaan dat dit overleg altijd succesvol is. Dat hoeft natuurlijk niet het geval te zijn, zodat een eventuele ingebrekestelling en beroep niet-tijdig beslissen altijd dreigt. Dat is uiteraard ook het geval als het overleg wel tot een fasering leidt maar de afspraken in dat kader niet (tijdig) worden nageleefd.

Om tafel

Soms heeft dat samen om tafel zitten een extra partij nodig. Daarvoor heeft de Woo een bijzondere rol gecreëerd voor het ACOI. Zij die beroepsmatig belang hebben bij informatie (in elk geval onderzoekers en journalisten) kunnen klagen over de wijze waarop met hun informatieverzoek wordt omgesprongen en ACOI gaat dan bemiddelen (artikel 7.3). Een dergelijk bemiddelingsproces moet uiteindelijk tot een advies van het ACOI leiden dat niet bindend is, maar wel de nodige status zal krijgen in de verdere gang van zaken. Een streng eerste advies is inmiddels verschenen waarbij een journalist de nodige klachten had over de al genoemde afhandeling door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van zijn coronagerelateerde Wob-verzoeken. In het advies dat volgde pakte het ACOI gelijk door om zowel kritiek te uiten over de afhandeling, alsook het ogenschijnlijk ontbreken van het concrete contact met verzoekers en het nogal ruimhartig lakken van documenten met een beroep op de nieuwe uitzondering: het goed functioneren van de overheid.

Narigheid voorkomen

Kortom, die Woo regelt bij wet wat inmiddels gewoon van een overheidsorganisatie mag worden verwacht. Contact met degene die zich tot hem of haar wendt. Meedenken met de verzoeker om tot de achterliggende vraag te komen. Daarmee kan ook vaak een hoop narigheid van grote hoeveelheden documenten beoordelen en lakken worden voorkomen. Helpt praten dan altijd? Nou nee, de verzoeker blijft soms ook gewoon veel vragen en heeft daarbij niet altijd het doel van de Woo op het oog: informatie om de goede en democratische bestuursvoering te controleren. Om een ambtenaar bereidwilliger te maken om met de verzoeker in contact te treden, zou het bij dergelijke ongewenste verzoeken helpen als de lat lager komt te liggen en het gemakkelijker wordt om te stellen dat sprake is van misbruik (met de antimisbruikbepaling van de Woo, artikel 4.6). De tijd zal het leren.