Transparante overheid

Dat onze (leef)wereld steeds verder digitaliseert, is geen nieuws meer. We zijn eraan gewend dat we altijd en overal informatie tot onze beschikking hebben. Zo vertellen nieuwsapps je 24/7 wat er in jouw omgeving en de wereld gebeurt en dienen sociale media steeds vaker als bron en middel om nieuws en kennis direct met de wereld te delen. Die toegang tot informatie gaat een stuk minder snel zodra je informatie van de overheid zoekt, ondanks het feit dat de Woo, en diens voorganger de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), echt niet nieuw zijn.

Informatiedoolhof

Een transparante overheid: een prachtig doel dat een hoop teweegbrengt. Transparantie en actief openbaren van informatie vergt immers dat je wel inzicht hebt in welke informatie je bezit en verwerkt. In onze praktijk zien we namelijk dat, met name, gemeenten nog bezig zijn om een slag te maken van fysieke documentatie en informatiestromen naar digitale documentatie en informatiestromen. Het op orde krijgen van de informatie­huishouding is de verantwoordelijkheid van elke individuele professional in de organisatie en niet alleen van DIV of informatiemanagement. Dagelijks produceren ambtenaren een enorme hoeveelheid aan documenten. Ook ontvangt de gemeente veel documenten, zowel digitaal als op papier. Al die informatie wordt vaak gefragmenteerd opgeslagen, bijvoorbeeld in zowel een zaaksysteem en op een netwerkschijf als in een (persoonlijke) mailbox of fysieke klapper in de afdelingskast. Dat maakt het lastig om te bepalen waar informatie zich bevindt, met als gevolg dat de kwaliteit van de informatie niet altijd getoetst wordt. In hoeverre kan een organisatie transparant zijn als ze niet weet waar de informatie opgeslagen is? En hoe zorgt een organisatie dat hetgeen waarover zij transparant is, ook juist is?

Privacy

Hoe zit het dan met al die informatie over haar burgers, die de overheid bezit en juist niet openbaar mag maken, maar juist moet beschermen? Ook dat zorgt voor nieuwe uitdagingen: hoever kun en moet je gaan als je transparant wilt zijn? Er zit immers een duidelijk spanningsveld tussen een transparante en open overheid enerzijds en de bescherming van de staatsveiligheid, de bedrijfsbelangen en de persoonlijke levenssfeer anderzijds. Niet alles kan en mag zomaar gepubliceerd worden. In de Woo zijn er drie uitzonderingsgronden waarop het verstrekken van informatie achterwege blijft. Waarbij het publieke belang van openbaarheid soms afgewogen moet worden tegen bijvoorbeeld het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Zo mogen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens niet openbaar worden gemaakt tenzij hiervoor toestemming is gegeven of de persoonsgegevens zijn door betrokkene zelf al openbaar gemaakt. Ook identificatienummers zoals het bsn mogen niet openbaar worden gemaakt, tenzij de openbaarmaking geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer. Het openbaar maken van tot personen herleidbare informatie zal altijd achterwege moeten blijven als het belang niet opweegt tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Bij deze laatste afweging zullen ook de algemene beginselen van privacy (zoals transparantie, rechtmatigheid en noodzakelijkheid) uit artikel 5 van de Algemene verordening gegevens­bescherming moeten worden afgewogen. Dat biedt ook kansen voor gemeenten. Want stel je voor dat de gemeente zo min mogelijk (persoons)­gegevens registreert, alleen wat noodzakelijk is vastlegt, bewaart conform de archieftermijnen en zo veel mogelijk met geanonimiseerde gegevens werkt. Wat staat de gemeente dan nog in de weg om transparant te zijn?

Tips

Hoe ga je als gemeente nu concreet aan de slag met de openbaarmaking van publieke informatie? Om je op weg te helpen hierna een aantal tips:

Doe het en doe het nu!

Dat klinkt als een open deur, maar hoe langer je het in kaart brengen, classificeren en opschonen van je informatie uitstelt, hoe ingewikkelder, duurder, tijdrovender en risicovoller het wordt.

Creëer inzicht en overzicht in je informatiestromen.

Waar in de keten vind ik mijn te publiceren stukken? Gebruikt jouw organisatie een documentmanagementsysteem of zaaksysteem? Dan is dat je startpunt. In alle andere gevallen zit er niets anders op dan per applicatie op onderzoek uit te gaan. Onder andere door gesprekken te voeren met medewerkers van de verschillende afdelingen, de IV-architect, PO, FG en CISO.

Plot de Woo-categorieën op je informatiestroom.

Door de beschikbare informatie actief te labelen met de van toepassing zijnde Woo-categorieën creëer je direct inzicht in hoe je ervoor staat. Voor de ene categorie voldoe je wellicht al aan de eisen terwijl er voor de andere categorie nog werk aan de winkel is. Daarbij gaan niet alle Woo-categorieën tegelijkertijd in. Zo kun je dus ook prioriteit aanbrengen in de werkzaamheden die nog verricht moeten worden om te voldoen aan de eisen.

Controleer je informatiestroom op de beginselen van privacy.

Neem je sjablonen en (e-)formulieren nog eens onder de loep. Vraag je echt alleen die informatie uit die je daadwerkelijk nodig hebt? En kun je stukken makkelijk anonimiseren wanneer je deze openbaar moeten maken?

Zorg voor een tijdige vernietiging van je informatieobjecten.

Want door tijdig te vernietigen houd je de hoeveelheid informatieobjecten beheersbaar.

Creëer een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor openbaarmaking.

Uiteindelijk moet elk document dat een individuele medewerker maakt toegankelijk kunnen zijn voor iedereen. Het is een eerste stap in bewustwording bij medewerkers om in elk geval dit gegeven onder de aandacht te brengen. Daarnaast is het verstandig om aandacht te hebben voor schrijfwijzen en hier afspraken over te maken of regels over af te spreken.