Het goede gesprek
Tekst Bart Hekkert en Eric Kokke
Bart Hekkert en Eric Kokke zijn redactielid Od
Bert Bouwmeester (l.) en Peter de Baat
Sinds 1 oktober 2022 zijn Bert Bouwmeester (Coevorden) en Peter de Baat (Montferland) Woo-ambassadeurs vanuit de VNG. Als voormalig burgemeester, wethouder en raadslid zijn ze bekend met politieke gevoeligheden rondom openheid en transparantie. Zij zien het als hun taak om in gesprek te gaan met bestuurders en politici over de Woo. Dan gaat het over waar kansen liggen, waar het schuurt en hoe daarmee om te gaan.1
De Wet open overheid is nu ruim een jaar in werking getreden. Wat is jullie belangrijkste boodschap aan bestuurders bij gemeenten?
Bouwmeester: ‘De Woo beschrijft dat ieder recht heeft op toegang tot publieke informatie, zonder belang te hoeven stellen en behoudens wettelijke beperkingen. Hiermee ontstaat een recht vergelijkbaar met wat we al zien bij andere kerntaken van de overheid. Denk aan: ieder heeft recht op een uitkering, ieder heeft recht op een vergunning of op een subsidie. Onze stelling is dan ook dat de Woo het openbaren van informatie tot een kerntaak van de overheid maakt.’ De Baat: ‘En, zoals voor alle kerntaken, daar richten overheidsorganisaties hun werkprocessen op in. Dat is een behoorlijk karwei. De Woo is immers niet nieuw, het passieve gedeelte zoals de Woo dat omschrijft kwam al voor in de Wet openbaarheid van bestuur’ (Wob, red.). Dan is het eigenlijk beschamend dat de overheid deze kerntaak al zeker 40 jaar onvoldoende uitvoert. Tegelijkertijd moeten we realistisch zijn. Nu de Woo tevens aanzienlijk meer vraagt op het gebied van actieve openbaarmaking, is invoering van de Woo een zaak van lange adem.
Wat komen jullie tegen in jullie gesprekken?
De Baat: ‘Een belangrijk doel voor ons als ambassadeurs is het faciliteren en ondersteunen bij “het goede gesprek” over openheid en transparantie. Hier is nog veel behoefte aan verbinding. Hoe stel je vast in hoeverre transparantie een gedeelde waarde is in jouw gemeente? En hoe vertaal je dat naar de kerntaak van het openbaar maken en naar de praktijk van alledag? We komen bijvoorbeeld tegen dat de Woo de praktijk van het omgaan met informatie tussen bestuurders, politici en ambtenaren onderling verandert. In menige gemeente worstelt men enigszins daarmee. We horen in de praktijk dat bestuurders zich soms belemmerd voelen in hun onderlinge communicatie. Bijvoorbeeld, wanneer zich een ingewikkelde situatie voordoet, of je moet als bestuurder snel ergens op reageren, stuur je al snel even een appje. Maar deze app-berichten zijn opvraagbaar en kunnen dan weer verkeerd uitgelegd worden. In de huidige tijden van polarisatie, onheuse bejegening en bedreiging is dat laatste voor menig bestuurders wel heel spannend.’ Bouwmeester: ‘Incidenten halen snel de pers. Dat zet de toon in de beeldvorming. Als Woo-ambassadeurs vinden we het belangrijk om over dit schuren met elkaar in gesprek te gaan.’
‘IN DE NIEUWE STRATEGIE VAN DE VNG IS VEEL AANDACHT VOOR UITVOERINGSVRAAGSTUKKEN’
Wat merken jullie van eventuele verschillen in verwachting tussen gemeenteraad en college?’
Bouwmeester: ‘De vraag die je hier eigenlijk moet stellen is: hoe ga je om met verwachtingen binnen raad en college en de verschillen daartussen. Sta stil bij die verschillen. We merken overigens dat het per gemeente uiteenloopt hoe scherp de gemeenteraad hierin zit. Sommige raden zitten op het vinkentouw, vaak ook al vanuit politieke overwegingen. Dan worden appjes van een burgemeester of niet-populaire coalitiepartij opeens heel relevant. Des te belangrijker is het dan ook dat je vanuit een collegeverantwoordelijkheid stilstaat bij de vraag: hebben we een goed te verdedigen lijn rondom prioritering van de aanpak van de Woo? En nemen we daar ieder een eigen rol in. De Woo is zeker niet alleen van toepassing op de portefeuillehouder. Het vraagt een gezamenlijke verantwoordelijkheid, inclusief de rol van burgemeester als hoeder van collectief belang. De burgemeester moet staan voor de richting waar de gemeente op gaat, als het gaat om openheid en transparantie en het verstrekken van informatie bijvoorbeeld om verdere burgerparticipatie te kunnen faciliteren.’ De Baat: ‘Ga bijvoorbeeld eens terug naar het feit dat het beschikbaar stellen van informatie een kerntaak is. Bij een open en transparante gemeente hoort ook een participatieve (daar waar de burger kan deelnemen aan het democratisch proces, red.) gemeente. Een mooi voorbeeld waar de aanpak van de Woo en die burgerparticipatie samengaan is de gemeente Apeldoorn. Daar is de implementatie van de Woo onderdeel van een visie op de informatiesamenleving. Zij kijken dus in brede zin, wat willen we voor een gemeente zijn in het informatieverkeer met onze inwoners en hoe doen we dat?’ Bouwmeester: ‘Je moet als gemeente een visie hebben over welke kant je op wilt. De Woo zorgt nu voor nog meer noodzaak op zo’n strategische afweging.’
Wat zijn randvoorwaarden om de Woo succesvol in je organisatie te implementeren?
De Baat: ‘Ga dus niet meteen in de actiemodus als bestuur en organisatie, maar neem tijd voor het gesprek. Het gesprek in het college maar ook met de gemeenteraad over: wat voor een gemeente willen wij zijn.’ Bouwmeester: ‘Het gaat hier niet om een koppeling tussen systemen of het hebben van de juiste documenten. Het is een focus op je cultuur. Openheid en transparantie moeten een inhoudelijke betekenis hebben.’
‘HOE STEL JE VAST IN HOEVERRE TRANSPARANTIE EEN GEDEELDE WAARDE IS IN JOUW GEMEENTE?’
Welke knelpunten en uitdagingen ervaren bestuurders over het algemeen bij de implementatie van de Woo?
De Baat: ‘De eerste iPhone kwam rond 2007 op de markt. Daarvoor hadden we mail en telefoon. E-mail was iets dat ooit ontstond als informeel. We zeiden: e-mails zijn geen onderdeel van de formele correspondentie. Dat is nu wel anders. Toen kwamen sms en berichtenapps. Ook daarvan zeiden we: die maken geen onderdeel uit van de formele correspondentie. Ook die beleving is veranderd. Dat betekent dat de informele ruimte voor bestuurders is afgenomen. Al deze vormen van informatie vallen gewoon onder openbaar te maken, tenzij. Dat heeft veel invloed op de manier van omgang tussen bestuurders onderling. Het dwingt je tot anders werken.’ Bouwmeester: ‘De Woo als onderdeel van de systeemwereld begrenst de bestuurder zeker. Het is en blijft mensenwerk. Je moet het als bestuurder hebben van die informele ruimte, om gevoel te krijgen: hoe zitten we in een ingewikkelde opgave? Hoe vinden we hier een uitweg in? Moeten we dan die whatsappgroep maar beëindigen en voortaan bellen?’ De Baat: ‘Een ander dilemma is dat openheid en transparantie altijd een zeker risico van reputatieschade met zich meebrengen. Als informatie niet vindbaar is kan dat leiden tot een vertrouwensbreuk met het lokale bestuur.’ Bouwmeester: ‘Als openbaar bestuur ben je altijd kwetsbaar voor verwijten dat je iets achterhoudt. Het is daarom altijd belangrijk om te kunnen beargumenteren waarom je iets niet openbaar maakt.’
Hoe zien jullie de rol van informatiebeheer bij de implementatie en uitvoering van de Woo?
De Baat: ‘Menig ambtenaar ligt er wakker van als ze een Woo-verzoek krijgen: hoe zoek ik relevante informatie en waar kan ik die vinden? Informatiebeheer heeft overzicht en kan hierbij ondersteunen en ontzorgen. Informatiebeheerders zijn dus ongelofelijk belangrijk bij openbaarmaking van informatie, maar ook bij het zorgen voor efficiency van processen en kwaliteitsmonitoring van informatie.’ Bouwmeester: ‘Waarde wordt bepaald door de bron, hoe goed en bruikbaar informatie aan de voorkant binnenkomt bepaalt hoe bruikbaar het is aan de achterkant. Rubricering en etikettering zijn belangrijk. Daarom is die gezamenlijke standaardisatie heel belangrijk. Informatiebeheer stelt de kaders om informatie vindbaar, beschikbaar en toegankelijk te maken en te houden. De Woo is bedoeld om het vertrouwen in overheidsorganisaties te vergroten, maar als er kwesties komen door niet te vinden informatie werkt dat averechts!’ ‘Gemeenten vinden het soms lastig om het wiel uit te vinden,’ vult De Baat aan. ‘De VNG gaat in juni van dit jaar een nieuwe verenigingsstrategie opstellen. Hierin is veel aandacht voor uitvoeringsvraagstukken. Wij denken en hopen dat de nieuwe VNG-strategie ruimte biedt voor harmonisatie en standaardisatie. Misschien is dat vloeken in de kerk, maar we zien bij veel gemeentes dat zij in hun backoffice juist meer standaardisatie vragen.’
Wanneer is jullie ambassadeursrol succesvol geweest?
Bouwmeester: ‘De geest van de wet is belangrijker dan de letter. Die geest moet uit de fles. De Woo is breder dan de Wob en vraagt om zo’n cultuurverandering en het onderlinge gesprek. Een goede tegenstelling is de implementatie van de Omgevingswet: we gaan niets doen zonder dat het digitaal stelsel honderd procent perfect is. Laten we rondom de Woo bepalen waar we voor willen staan en gewoon aan de slag gaan.’ De Baat: ‘Ons succes lezen we niet af aan het aantal bezochte gemeentes. Wat mij betreft is het ambassadeurschap succesvol als die cultuuromslag is gemaakt. Het moet in genen van gemeentes zitten dat openheid en transparantie zijn omarmd. Het verstrekken van informatie als kerntaak moet worden omarmd. Wij zijn dan ook erg benieuwd wat de informatiebeheerders nodig hebben van bestuurder om dit te realiseren. Waar kunnen wij de lezers van Od mee helpen? Laat het ons weten!’
- Voor meer informatie over het werk van de Woo-ambassadeurs: https://vng.nl/artikelen/transcript-grip-op-informatie-de-woo-ambassadeurs of luister de podcast op Spotify.