Van Woo-verzoek tot Woo-besluit
Op papier eenvoudig maar in de praktijk veel werk
Tekst Marie-José Bussing
Marie-José Bussing is communicatieadviseur Doc-Direkt
Wanneer bij een departement of rijksorganisatie een Woo-verzoek (Wet open overheid) binnenkomt, leidt dit tot allerlei activiteiten. Van Woo-verzoek tot Woo-besluit wordt veel werk verzet. Extra hulptroepen ondersteunen in capaciteit, expertise en met tooling. Doc-Direkt, shared service organisatie informatiehuishouding van het rijk, biedt ondersteuning bij verantwoordingsvragen, zoals die in het kader van de Woo. Welke ondersteuning Doc-Direkt biedt en wat er aan werk verzet wordt voor een Woo-verzoek, vertellen we je hier.
De Woo regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Als een inwoner informatie mist, mag hij of zij de overheid daar zelf naar vragen door een Woo-verzoek in te dienen. Wanneer zo’n verzoek binnenkomt, wordt alle informatie rondom het specifieke verzoek verzameld. Als de informatie compleet is, voorzien beleidsambtenaren de stukken met de nodige informatie, zoals de zienswijze of verwijzingen. Juristen helpen vervolgens bij het naleven van de regelgeving over openbaarmaking. Persoonsgegevens worden gelakt en er wordt gekeken of er wettelijke uitzonderingsgronden zijn voor openbaarmaking. Als alles gecontroleerd en gevalideerd is, kan een Woo-besluit opgesteld worden.
Open overheid
Wat op papier in een paar zinnen eenvoudig te beschrijven is, blijkt in de praktijk veel werk. De informatiehuishouding van de overheid moet op orde zijn om de gevraagde informatie goed en tijdig te leveren. Dat dit nog niet het geval is, is pijnlijk duidelijk geworden door de toeslagenaffaire. Wanneer er een verantwoordingsverzoek binnenkomt, wordt zichtbaar dat er nog een weg te gaan is voordat het rijk de informatie op orde heeft. Zo lukt het op dit moment nog niet om alle benodigde informatie gereed te hebben en een Woo-verzoek binnen de wettelijke termijn af te handelen. Doc-Direkt kan organisaties ondersteuning bieden. ‘We ontwikkelen ons steeds meer tot een kennisorganisatie die expertise en generieke diensten levert,’ vertelt Dany Venema, algemeen directeur van Doc-Direkt. ‘We hebben te maken met toenemende volumes aan openbaar te maken informatie door de inwerkingtreding van de Woo, maar ook door alles wat er nodig is om de informatiehuishouding van het rijk op orde te brengen.’
Kennis en expertise
Doc-Direkt is partner van het rijksbrede programma Open Overheid dat als doel heeft de informatiehuishouding duurzaam te verbeteren en zo de openheid van het rijk te bevorderen. In het kader daarvan helpt de organisatie bij tal van verantwoordingsverzoeken. Deze gaan niet alleen over de Woo, ook Kamervragen, parlementaire enquêtes of hotspots horen bij de opdrachten die de organisatie uitvoert. Daarbij merkt Doc-Direkt dat vaker bepaalde kennis en expertise worden gevraagd. Veel departementen en rijksorganisaties ontbreekt het hieraan door bezuinigingen uit het verleden.’ Ook de systemen waarin informatie opgeslagen is, zijn niet altijd goed doorzoekbaar of toegankelijk. En verouderde systemen of niet-doorzoekbare applicaties kosten extra inspanning en aandacht. ‘Met diverse rijkspartners hebben we afspraken gemaakt over de benodigde dienstverlening en tools,’ legt Venema uit. ‘Het doel is om de ordening en toegang op informatie structureel in de basis goed te regelen. Nu leveren we ondersteuning voor het op orde maken van dat stukje van de informatiehuishouding dat nodig is om binnen de geldende kaders aan het Woo-verzoek te kunnen voldoen. Dat geeft wel inzicht in hoe processen georganiseerd zijn en wat nodig is om deze duurzaam te verbeteren.’
Processtappen
Om goede ondersteuning te bieden heeft Doc-Direkt het afgelopen jaar flink opgeschaald in capaciteit. Ruim honderd informatiehuishoudingsadviseurs (IHH-adviseurs/I-adviseurs) ondersteunen onder andere bij Woo-verzoeken, hotspotarchivering of parlementaire enquêtes. De pool van IHH-adviseurs wordt bij de hele rijksoverheid ingezet. Sara Ordanovski werkt als dienstcoördinator bij Woo-verzoeken. ‘We bieden specialistische kennis en slimme Woo-hulptools die bij een Woo-verzoek van belang zijn, vertelt ze. We ondersteunen bijvoorbeeld bij het doorzoekbaar maken van bronnen of kennis over de laktools die wij bieden. We kijken continu wat de behoefte is bij onze opdrachtgever en passen waar kan de dienstverlening aan.’
Een nauwe samenwerking en afstemming met het opdrachtgevende departement of rijksorganisatie is gedurende het hele proces van wezenlijk belang, dit kun je duidelijk zien in het afgebeelde processchema
‘VEROUDERDE SYSTEMEN OF NIET-DOORZOEKBARE APPLICATIES KOSTEN EXTRA INSPANNING EN AANDACHT’
Vaste processtappen
Verzoeken worden via een aantal vaste processtappen opgepakt. Als eerste wordt er kritisch gekeken naar het verzoek en wat er nodig is om aan dat verzoek te kunnen voldoen. Daarbij is nauwe samenspraak met de opdrachtgever van belang en worden heldere afspraken gemaakt. Ook wordt er gevraagd om contactpersonen op te geven die meer weten over het betreffende onderwerp/beleidsthema. Tot slot wordt er in de eerste processtap een inventarisatie gemaakt van de benodigde bronnen waar mogelijke data, gegevens en informatie staan die van belang zijn. Als de benodigde bronnen gekoppeld zijn aan de applicatie Zoek&Vind, gaan zoekspecialisten aan het werk met gerichte zoekopdrachten. Deze worden zolang verfijnd tot de benodigde resultaten gevonden zijn. Dit is een intensieve fase in het proces voor zowel het Woo-team als de opdrachtgever. Constant vinden er validatiemomenten plaats, om te waarborgen dat wat er gevonden is daadwerkelijk hoort bij het specifieke verzoek.
Tip van een lakspecialist
‘Een goed begin is het halve werk. Zorg voor je begint met lakken dat de configuratie van de lakoplossing zo staat ingesteld dat het systeem de meeste en accurate anonimiseervoorstellen voor je doet. Valideer en anonimiseer hierna efficiënt door gebruik te maken van bulkacties en maak gebruik van labels om werkverdeling en zienswijze van processen te ondersteunen. Omdat het een slim systeem is, verbetert het zich na ieder keer wanneer je het gebruikt. Dit zorgt voor minder handmatige acties en het verhoogt je efficiëntie als behandelaar,’ geeft Frederik al Kadery, productowner Woo-hulptooling, als tip.
‘CONSTANT ZIJN ER VALIDATIEMOMENTEN, ZODAT HET GEVONDENE HOORT BIJ EEN SPECIFIEK VERZOEK’
Anonimiseren
Wanneer alle benodigde informatie geordend en gestructureerd is, gaan inhoudsdeskundigen aan de slag om wat is gevonden in de juiste context te plaatsen. ‘Zij hebben kennis over het beleid rond het besluitvormingsproces of weten waar zij deze informatie kunnen verkrijgen binnen hun organisatie”, vervolgd Ordanovski haar verhaal. ‘Wanneer alle data, gegevens en informatie gecontroleerd en gevalideerd zijn, kan worden overgegaan naar de volgende fase in het proces. Het is van belang dat je met elkaar begrijpt dat de gevonden informatie ook daadwerkelijk betrekking heeft op het dossier waar het verzoek over gaat.’ Wanneer alles is gevalideerd en gecontroleerd, gaan lakspecialisten en juristen met kennis van de openbaarheid aan de slag met het anonimiseren/pseudonimiseren. In deze laatste fase kijken beleidsmedewerkers mee en controleren het werk, waar nodig voegen zij zienswijzen toe of vragen deze op. Wanneer alles is goedgekeurd kan het Woo-besluit vastgesteld worden. Dit besluit wordt desgewenst door het Woo-team aangeleverd voor publicatie. Gerichte vragen over passieve en actieve openbaarmaking van informatie betekenen op dit moment nog dat informatie met terugwerkende kracht in een goed geordende en toegankelijke staat wordt gebracht. ‘De toekomstvisie is: integraal archief-, informatie- en databeheer. Dat wil zeggen: alle nieuwe informatie meteen vanaf ontvangst en direct bij opmaken in goede geordende en duurzaam toegankelijke staat vastleggen,’ benadrukt Venema. ‘Hier houden we rekening mee met de ontwikkeling van nieuwe service platformen en tools; ook denken we nu meteen aan de actieve en passieve opbaarmaking, bijvoorbeeld door de organisatie van betere metadatering vanaf de bron.’
Tip van een zoekexpert
‘Voorkom tijdverlies en maak eens een inventarisatielijst van de bronnen die je binnen jouw beleidsdepartement of organisatie gebruikt om informatie op te slaan,’ zegt Ed Verweij, zoekspecialist bij Doc-Direkt. ‘Check of deze gekoppeld en doorzoekbaar zijn. Veel departementen en organisaties werken al met een Zoek&Vind-applicatie die vaak gekoppeld is aan een aantal belangrijke bronnen zoals een documentmanagementsysteem (DMS) als Digidoc. Bronnen die nog niet gekoppeld zijn, moeten eerst gekoppeld en ontsloten worden. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van e-mailboxen, netwerkschijven of specifieke applicaties. Hierbij gaat het naast een technische koppeling ook over het regelen van autorisaties om deze bronnen te mogen doorzoeken. Het koppelen van de benodigde bronnen kost extra tijd en inspanning en vertraagt de passieve en actieve openbaarmaking.’