Glashelder

Tekst Guido Enthoven en Serv Wiemers

Guido Enthoven is directeur van Instituut Maatschappelijke Innovatie en Serv Wiemers is directeur van Open State Foundation

In maart presenteerden Instituut Maatschappelijke Innovatie en Open State Foundation het onderzoek Matglas (Bitly.ws/Ia94) naar de invoering van de Woo bij gemeenten, provincies en ministeries. Het onderzoek was wederom monnikenwerk, waarbij veel informatie handmatig verwerkt moest worden. Een aantal conclusies op een rij.

De inwerkingtreding van de Woo heeft geleid tot een nieuwe dynamiek. Overheden hebben het afgelopen jaar veel tijd en energie geïnvesteerd om te kunnen voldoen aan de ambities en verplichtingen van de nieuwe Woo. In alle bestuurslagen – rijk, provincies en gemeenten – zijn acties in gang gezet. Het gaat daarbij om het op orde brengen van de informatiehuishouding, het aanpassen van werkprocessen en het werken aan een cultuuromslag. Meer dan de helft van de overheden in dit onderzoek heeft inmiddels een Woo-contactpersoon die ook nog snel blijkt te reageren op een verzoek om contact. Maar de afhandeling van Woo-verzoeken gaat nog steeds ondraaglijk traag. In 2022 zijn er in totaal 1.125 Wob- en Woo-verzoeken gepubliceerd op Rijksoverheid.nl. Ook dit jaar werden de maximale wettelijke termijnen voor het afhandelen van Woo-verzoeken zeer fors overschreden: in het jaar 2022 deden ministeries gemiddeld 167 dagen over een Wob- of Woo-verzoek. Dat is een stijging t.o.v. 2021 (161 dagen). De maximale wettelijke termijn van de Woo bedraagt 42 dagen. Ministeries doen dus gemiddeld vier keer langer over het beantwoorden van Woo-verzoeken dan wettelijk is toegestaan.

‘ER IS VEEL VARIËTEIT IN HOE OVERHEDEN DE WOO UITVOEREN’

Sneller

Het kan dus een stuk sneller. Althans, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is met gemiddeld 70 dagen voor het tweede jaar op rij in vergelijking met andere ministeries relatief snel met het afhandelen van verzoeken. Bijna de helft van de Woo-verzoeken handelde dit ministerie af binnen de wettelijke termijn van 42 dagen van de Woo. Blijkbaar kan het dus wel. Het aantal verstrekte pagina’s is dit jaar fors toegenomen. Gemiddeld worden er per Wob-/Woo-verzoek 210 pagina’s verstrekt; dit was in 2021 nog 135 pagina’s. Ruim de helft (55 procent) van de Woo-dossiers is echter beperkt van omvang (maximaal 50 pagina’s). Ook deze kleine verzoeken worden over het algemeen ruim buiten de wettelijke termijn beantwoord: gemiddeld na 111 dagen.

Figuur 1: Acties afhandeling Woo-verzoeken, o.b.v. gesprekken met 23 gemeenten

Gebrek aan regie

De actieve openbaarmaking komt nog nauwelijks van de grond. Het afgelopen jaar is er weinig vooruitgang geboekt op dit terrein. Dat komt mede doordat de oplevering van PLOOI als publicatieplatform telkens vertraging opliep. Sommige provincies en gemeenten zijn alvast aan de slag gegaan met het publiceren van Woo-verzoeken. Ook de inspanningsverplichting van artikel 3.1 wordt nog nauwelijks nageleefd. Het gros van de overheden geeft aan zich eerst te willen richten op de verplichte categorieën. Positieve voorbeelden zijn de openbaarmaking van achtergronddocumenten uit het DG-Overleg Stikstof en de openbaarmaking van de vergaderstukken van de Raad van Bestuur van het UWV. Ook is er een gebrek aan centrale regie. Dit onderzoek laat zien dat er veel variëteit bestaat in hoe de verschillende overheden de Woo uitvoeren. Ministeries, provincies en gemeenten kiezen hun eigen aanpak. Omdat er vanuit BZK geen heldere definities gecommuniceerd worden, moeten gemeenten en provincies zelf uitvinden wat de precieze betekenis is van bijvoorbeeld convenanten of onderzoeksrapporten.

Stap	Gereed op dag
Binnenkomst Woo-verzoek Het kan binnenkomen via verschillende media. Wanneer telefonisch een verzoek wordt ingediend, moet de medewerker waarbij het verzoek binnenkomt, het schriftelijk aanleveren.	1
Intake en registratie Via het e-formulier wordt het automatisch geregistreerd in JOIN en komt het terecht in de werkvoorraad van de Woo-behandelgroep. De leden ontvangen een e-mail dat een Woo-verzoek in JOIN staat en kijken binnen 24 uur of zij de behandelaar worden van het verzoek, zij plaatsen dit dan in hun eigen werkvoorraad.	2
Werkvoorraad toewijzen eventueel in overleg Wanneer het Woo-verzoek niet binnen 24 uur een behandelaar heeft grijpt de Woo-contactpersoon in en kan overleggen of zelf verdelen. Eventueel wordt in een Teams-overleg per direct afgestemd wie de behandeling op zich neemt afhankelijk van de aard van het verzoek. Binnen 48 uur heeft ieder verzoek een behandelaar.	3
Verzamelen, eerste inzicht documenten Wanneer men de documenten niet terug kan vinden in JOIN is het verstandig een afspraak te maken met een van de medewerkers van CR.	8
Overleg met indiener Neem bij het overleg een klein overzicht mee van de bij elkaar gezochte documenten. Samen met de indiener kan worden doorgenomen via een stoplicht-methode welke documenten diegene zoekt.	10
Verzamelen documenten, vervolg, opstellen inventarisatielijst Naar aanleiding van het overleg kunnen de documenten worden verzameld die de verzoeker zou willen.	17
Toetsen op uitzonderingsgronden en anonimiseren De verzamelde documenten moeten worden getoetst op uitzonderingsgronden. Men kan de hulp van de concernjuristen inschakelen. De geanonimiseerde stukken dienen te worden opgeslagen in het dossier waar het vandaan komt. Via een koppeling kan het worden toegevoegd bij het te behandelen Woo-verzoek.	21
Indien van toepassing, vragen zienswijzen Wanneer derden worden genoemd in de verzamelde documenten, moeten er zienswijzen worden gevraagd. De beslistermijn wordt opgeschort totdat de zienswijze-periode is verstreken of de laatste zienswijze is ontvangen. Veelal wordt een termijn van twee weken aangehouden voor de derden om een zienswijze in te dienen.	Pm
Opstellen concept-besluit Hierbij kan het sjabloon worden gebruikt. Die is te vinden via kennisnet en wanneer Xential beschikbaar is, wordt het daarin overgezet.	23
Indien van toepassing, overleg met concernzaken en communicatie Er kan contact worden opgenomen met medewerkers van concernzaken en/of communicatie.	25
Opstellen definitief besluit	27
Brief aan Woo-verzoeker (bij voorkeur via de mail) Met verwijzing naar de vindplaats van de verzochte documenten.	28
Publicatie via PLOOI (nu nog via iBabs) PLOOI is op dit moment nog niet beschikbaar. In de tussentijd kan worden gepubliceerd via iBabs inclusief het verzoek en de beantwoording.	28

Figuur 3: Gemiddeld aantal dagen beantwoording Woo-verzoeken ministeries

Glashelder

Op basis van dit onderzoek komen we tot de volgende aanbevelingen:

Cultuurverandering. Overheden steken veel energie in het afdekken van onwelgevallige informatie. Bestuurders en juristen sturen op lakken, en te weinig op openbaar maken binnen de termijn. Behandel het recht op overheidsinformatie als een grondrecht en als een integraal onderdeel van ons democratisch bestel. Prioriteit en voorbeeldgedrag vanuit de top zijn nodig om de noodzakelijke cultuurverandering te bewerkstelligen.
Sturing op het proces en op doorlooptijden en deadlines voor de verschillende deelstappen is essentieel. Ook al is elk Woo-verzoek uniek in complexiteit en omvang, een indicatief doorloopschema afgestemd op het type overheidsorganisatie kan het proces stroomlijnen. Zie onderstaand voorbeeld van de gemeente Almelo. Kort daarbij de parafenlijn in; deze kost onevenredig veel tijd en ambtelijke capaciteit.
Ga eerder in overleg met de verzoeker. Overheden moeten bij omvangrijke verzoeken in contact treden met de verzoeker over prioriteiten in de verstrekking (artikel 4.2.a Woo). Dit lijkt nog nauwelijks van de grond te komen. Gemiddeld duurt het 253 dagen (!) voordat er een eerste deelbesluit ligt.
Er is meer regie nodig vanuit BZK rondom actieve openbaarmaking: welke verplichte informatiecategorieën moeten vanaf wanneer op welke plek openbaar worden gemaakt? Stel een duidelijke invoeringsplanning op en communiceer deze eenduidig naar bestuursorganen. Maak heldere definities voor de verplicht openbaar te maken informatiecategorieën. Dit bespaart decentrale overheden veel werk. Daarbij horen ook afspraken over metadatering en de wijze van ontsluiting. Bied centrale ondersteuning bij het vinden van de optimale ICT-oplossingen (ordenen, beheren, zoeken, anonimiseren).
Leren van beste praktijken. Laat niet ieder bestuursorgaan het wiel opnieuw uitvinden: leer van elkaars best practices en worst nightmares. Start in elke gemeente, elke provincie en elk ministerie pilots met actieve openbaarheid.
FAIR ontsluiten. Informatie die wordt verschaft op basis van een Woo-verzoek dient in een machinaal leesbaar open formaat verstrekt te worden (FAIR). Daarmee is de informatie beter doorzoekbaar en geschikt voor hergebruik.

Matglas moet glashelder worden.

Deel dit artikel

Inhoud