De Woo en ik
Tekst Brigit de Klerk
Brigit de Klerk is programmamanager Rotterdam Transparant bij de gemeente Rotterdam
Net als alle andere gemeenten is Rotterdam druk bezig met de implementatie van de Wet open overheid. Programmamanager Brigit de Klerk blikt terug op het afgelopen jaar.
Ik ben begonnen in september 2021 bij de gemeente Rotterdam. Er was kort voor mijn komst een inrichtingsvoorstel met een financiële begroting opgesteld. Begroot was dat voor de komende 5 jaar zo’n 10 miljoen euro nodig zou zijn. Toen waren we ook nog in de veronderstelling dat het rijk, aansluitend bij hun eigen begroting om de wet in te voeren, een flinke bijdrage zou leveren. Helaas bleek de rijksbijdrage aanmerkelijk lager dan verwacht: nog geen 3,5 miljoen euro voor 5 jaar! Niet eens voldoende om aan de minimale wettelijke verplichtingen te voldoen. Het bedrag is verdeeld in een structurele bijdrage om systemen aan te schaffen, aan te passen of te onderhouden en een incidentele bijdrage om de organisatie mee te nemen. Rotterdam heeft zo’n 15.000 ambtenaren. Die moeten allen, de een wat meer dan de ander, weten wat de wet voor hen inhoudt. Daarom is er een project gestart: De Woo, wat betekent het voor mij? Nu de rijksbijdrage tegenvalt, kan het programma dan nog wel slagen? We zetten in ieder geval alles op alles. De wet schrijft voor dat we de documenten van elf informatiecategorieën verplicht actief openbaar moeten gaan maken. Verder weten we dat bepaalde clusters behoefte hebben aan het openbaar maken van andere informatiesoorten, zoals bijvoorbeeld over de lopende projecten. Door deze behoefte te combineren met wat er vanuit de wet verplicht is, hoop ik dat we van 1 + 1 = 3 kunnen maken en succesvol kunnen zijn.
‘VOOR TRANSPARANTIE IS EEN POSITIEVE OPSTELLING VAN HET MANAGEMENT NOODZAKELIJK’
Management
Bij transparantie is de opstelling van het management belangrijk. Veel collega’s zijn een beetje bevreesd voor het openbaar maken van informatie, omdat zij bang zijn dat zij hun bestuurder of directeur daarmee in verlegenheid brengen. Als deze directeur aangeeft dat hij instaat voor wat zijn medewerkers openbaar maken (hun adviezen of besluiten) dan werkt dat positief door. Zo ontstaat er een cultuurverandering die bijdraagt aan een open en transparante overheidsorganisatie. De taak van het programma is om de medewerkers en leidinggevenden daarin te begeleiden. Dat betekent bewust maken van de wet, leren hoe je openbaar-proof schrijft, aangeven wat er juridisch moet, maar ook welke bescherming de wet aan ons ambtenaren biedt, door bepaalde uitzonderingsgronden te noemen. Wat je vaak ziet bij Woo-verzoeken, is dat de verzoeker wil herleiden of de bestuurder is meegegaan in de opvattingen en adviezen van de ambtenaren. Persoonlijke beleidsopvattingen zijn dus interessant, maar kunnen geanonimiseerd openbaar worden gemaakt.
Tot dusverre?
Je merkt dat bij onze omgeving de verwachtingen hoog zijn. Dat de Wob gewijzigd is in de Woo (en daarmee de afhandeltermijnen van Woo-verzoeken wettelijk verkort), betekent nog niet dat dit ook in de praktijk het geval is. De informatie zit nog steeds verstopt in honderden systemen. Door de komende jaren te werken aan het op de juiste wijze opslaan van informatie en meer informatie actief openbaar te maken, creëren we een basis voor snellere afhandeling van de Woo-verzoeken. Vooralsnog wordt de druk op de organisatie alleen maar groter, door een toename van grote complexe informatie- en Woo-verzoeken. Dit lossen we alleen maar op door informatie Chefsache te maken en de aandacht te geven die het verdient. Anders verandert er niets.